Porady patří mezi nejméně oblíbené součásti moderního byznysu. Jen v USA denně probíhá 11 až 25 milionů porad, což je velmi mnoho. Pokud máte pocit, že je třeba svolat poradu, zastavte se na chvíli a zapřemýšlejte. Článek přináší několik bodů k uvážení:
- Účel a zamýšlený výsledek. Pokud si sami pro sebe nedokážete specifikovat, co od porady očekáváte, nepořádejte ji. Pokud jen chcete sdílet nějakou informaci, rozešlete ostatním příslušnou zprávu, video, prezentaci nebo odkaz. Pokud chcete jen oznámit nějaké rozhodnuté, oznamte je později. V případě, že máte jasný účel porady a očekávané výsledky, držte se následujících kroků.
- Lidé. Pečlivě zvažte, kdo by se měl účastnit. Nezvěte někoho jen proto, že vždy na porady chodil nebo proto, že má určitou funkci. Určete také, kdo se bude účastnit jen některé z částí agendy. Není nic horšího než sedět na tříhodinové poradě a čekat na svých deset minut na konci, abyste se pak dozvěděli, že váš příspěvek bude přesunut na příště.
- Časové rozvržení. Buďte nekompromisní. Rozvrhněte čas pro každou projednávanou položku a dodržujte jej. Vždy začínejte včas, na nikoho nečekejte.
- Obsah. Jaký typ porady pořádáte? Oddělte porady určené ke sdílení informací a porady, jejichž cílem je nějaké rozhodnutí. Dopřejte lidem nějaký čas, aby mohli nové informace vstřebat.
- Kreativita. Existují různé způsoby organizace porady. Velice efektivní jsou například ranní pondělní porady vestoje, bez židlí a kávy. Účastníci bývají struční a jasní. Populární je také hra s barevnými kloboučky, kdy každá barva symbolizuje určitý postoj nositele a problém se pak projednává z různých pohledů, které barvy určují.
- Něco jiného. Nikdy nemějte na práci něco jiného. Pokud vás lidé nemohou informovat pře poradou, nebude to tak důležité nebo to dělají z taktických důvodů.
-kk-