Virtuální porady mohou být velkou ztrátou času. Pokud se je však naučíte dobře organizovat, mohou naopak být velmi efektivní a dokonce efektivnější než tradiční porady. Dokáží totiž rychle, snadno a relativně levně spojit lidi dohromady bez ohledu na to, kde se zrovna nacházejí.
Velkou výhodou virtuálních porad je například snadné pořízení záznamu. Pokud se tedy někdo nemohl zúčastnit, může si poradu přehrát zpětně. V rámci virtuální porady je také možné odpovídat pouze na určitá témata, takže účastníci nemusejí ztrácet čas poslechem témat, s nimiž nemají nic společného. Mohou se také snadno rozdělit do menších skupin k diskusi nad specifickými tématy. Všechny tyto výhody nicméně mohou být reálně jen tehdy, pokud se vám podaří udržet angažovanost všech účastníků. Jak toho dosáhnout?
Zapojte video
Videokonference jsou mnohem efektivnější než telekonference. Video totiž zapojuje do hovoru neverbální reakce účastníků a jejich nálady a navíc je nutí dávat pozor a nevěnovat se dalším činnostem. Technologie pro videokonferenci si dnes může dovolit každý.
Začněte konverzační pětiminutovkou
Dejte všem účastníků možnost, aby na začátku virtuální porady krátce promluvili o tom, co se děje v jejich osobním a pracovním životě. Pomůže to nastartovat dialog a poslouchat se navzájem.
Rozdělte úkoly
Přidělte každému účastníkovi určitou roli – zapisovatel, manažer otázek a odpovědí atd. Tyto role můžete rotovat, aby je při každé poradě zastával někdo jiný.
Zakažte vypínání zvuku
Vypnutý zvuk ničí spontánní diskusi. Účastníci virtuálních porad by měli mít povoleno vypínat zvuk na své straně pouze tehdy, pokud se nacházejí v silně hlučném prostředí, které by mohlo ostatní rušit.
Trestejte nesoustředění
Ujasněte si pravidlo, že během porady se nikdo nebude věnovat vyřizování e-mailů a dalším nesouvisejícím činnostem. A buďte důslední v trestání za porušení tohoto pravidla. Snažte se zapojit kreativní tresty, které vás nepřipraví o dobrou náladu. Může to být například výběr malých finančních sum, které pak společně utratíte, nebo týdenní péče o kávovar.
-kk-