Nikdy nezačínejte větu, kterou dokončíte až v těle e-mailu. Adresát pak bude muset vaši zprávu otevřít a to je otravné. Pokud předměty svých zpráv formulujete takto, možná byste spíš měli poslat zprávu v chatu nebo zavolat, tvrdí web businessinsider.com. Zároveň přidává následující tipy, jak správně napsat předmět e-mailu.
1. Předmět vždy vyplňte
Ptáte se, jestli je to nezbytné? Rozhodně ano. Na tom, co je napsáno v předmětu e-mailu, totiž často závisí, zda bude zpráva vůbec přečtena. Když předmět chybí, adresát je automaticky rozladěn tím, že musí zprávu otevřít, aby se dozvěděl, co v ní je. A dost možná ji také radši hned smaže.
2. Začněte předmětem
Tak bude jisté, že ho nezapomenete dopsat. Také jím nastavíte tón celého sdělení. Tyto dva důvody jsou dost důležité. Proto se k předmětu nevracejte až nakonec, ale napište jej jako první.
3. Ta nejdůležitější slova patří na začátek
Důvod je ryze praktický: aby bylo to nejdůležitější vidět na každém smartphonu. Nikdy nevíte, kolik slov se zobrazí, a proto minimalizujte riziko toho, že zásadní slova v předmětu vašeho e-mailu nebudou vidět.
4. Předmět musí být krátký
Některé smartphony zobrazí jen 25-30 znaků. Proto použijte jen cca 7 slov a jděte rovnou k věci. Žádná zbytečná slova. Místo je vzácné, tudíž nepiště žádné ahoj nebo děkuji. Obojí se bude muset vejít do těla mailu.
5. Buďte specifičtí ohledně tématu
Předmět musí jasně ukázat, co je obsahem celé zprávy, aby adresát dokázal odhadnout důležitost daného e-mailu. Jestli jde o přihlášku k výběrovému řízení, napište tam své jméno a název obsazované pozice. Pokud jde o pracovní e-mail pro kolegu, identifikujte v předmětu téma či projekt, kterého se zpráva týká.
6. Použijte klíčová slova pro jednodušší filtrování
Usnadněte adresátovi zařazení vaší zprávy do příslušné tematické složky. E-mail by měl být v budoucnu snadno dohledatelný, proto na to při psaní předmětu myslete.
7. Pokud potřebujete odpověď, napište to
Adresát chce vědět, zda musí e-mail otevírat a číst právě teď. Když je potřeba odpověď, dejte to jasně najevo tím, že napíšete „prosím odpovězte“ nebo „odpověď nutná“. Pokud ji nepotřebujete, napište do předmětu „prosím čtěte“ nebo „FYI“ (zkratka „for your information“, čili „pro vaši informaci“).
-jk-