Anglický spisovatel E. V. Lucas napsal: „Všiml jsem si, jak jsou lidé, kteří přicházejí pozdě, mnohem veselejší než ti, kteří na ně musejí čekat.“ Článek shrnuje devět tipů pro efektivnější porady.
- Připravte agendu. Účastníky s ní seznamte nejpozději 72 hodin před konáním schůze.
- Stanovte základní pravidla. Hned na začátku zdůrazněte dodržování časového plánu schůze a předem stanovených témat. Zbytečně setkání neprodlužujte. Kratší schůze také mohou být produktivní a navíc pozitivně ovlivnit vztah účastníků k dalším schůzím.
- Jmenujte časoměřiče. Pověřte jednoho z účastníků měřením času pro jednotlivé vystupující. Dejte mu skutečné hodiny, které v případě překročení mluvčího upozorní.
- Jmenujte sekretářku. Pověřte konkrétní osobu zapisováním diskutovaných témat a distribucí zápisu všem účastníkům do 48 hodin po schůzi.
- Sestavte seznam úkolů. Jasně formulujte, kdo bude co dělat. Opět zdůrazněte dodržování časového plánu.
- Zařiďte kávu a občerstvení. V agendě specifikujte, kdo bude zodpovědný za občerstvení. Dotyčnému to připomenete a navíc informujete ostatní účastníky o tom, že na schůzi bude jídlo a pití. To je velká motivace.
- Začínejte a končete včas. Nic nesníží morálku jako jednohodinová porada, která se protáhne na dvě hodiny. Účastníky mohou motivovat jen takové schůze, které budou krátké, produktivní a přinesou výsledky.
- Asistujte s audiovizuálním vybavením. Příprava omezuje nervozitu z veřejného vystoupení. Technicky zajištěná schůze také zajistí profesionální dojem.
- Shrňte schůzi. Do dvou dnů po skončení schůze rozešlete účastníkům zápis. Zopakujete tak, o čem se diskutovalo a můžete se od diskutovaných záležitostí dále odrážet.
-kk-