1. Určete, kdy budete schránku prohlížet. Povzbuďte všechny uživatele, aby kontrolovali e-maily v dané periodě v závislosti na povaze své práce a vypnuli upozornění na novou zprávu.
2. Mažte, vyřizujte nebo odkládejte.
- Mažte cokoliv, co je irelevantní, nadbytečné nebo prostě patří do koše.
- Vyřizujte ihned jen zprávy, které vyžadují okamžitou reakci.
- Odkládejte reakci, pokud je třeba průzkumu nebo jiné práce k odpovědi – založte složku „k vyřízení“, kam tyto zprávy budete ukládat.
3. Přílohy jen, když je to nezbytně nutné. Povzbuďte pracovníky, aby raději využívali odkazy na dokumenty, pokud jdou na sdílené síti, než aby je připojovali k e-mailové zprávě. Pokud to není možné, měly by být velké dokumenty alespoň komprimované a kratší zkopírované do těla samotného e-mailu.
4. Pravidla a zkratky. Většina e.mailových programů má funkci, která dokáže automaticky třídit příchozí zprávy do složek podle předmětu nebo odesílatele. Také pomáhá, když příjemce ví okamžitě, zda je e-mail informativní (FYI), vyžaduje akci (FYA), reakcí na něco předchozího (RES) nebo jen rychlá zpráva (QM), která může být celá jen v hlavičce.
5. Školení. I když se to zdá samozřejmé, ujistěte se, zda vaši lidé dokážou organizovat e-maily systematicky. Také určete, kdo bude odpovědný za školení v této oblasti, zda HR, IT nebo obě oddělení. Zajistěte také návazné školící programy a podporu.
6. Zaveďte směrnice pro užívání e-mailu. Někdy je třeba lidem připomenout, že telefonický nebo osobní kontakt je vhodnější.
Omezte e-maily zasílané všem ve firmě a zajistěte systém archivace důležitých zpráv.
-av-