Před časem jsme zveřejnili článek s názvem Denní chléb projektového manažera. Vycházeli jsme z doporučení serveru PM Hut, který shrnul sedm nejdůležitějších aktivit, které by neměly chybět v každodenní práci manažerů projektů. Nyní navážeme dalšími doporučeními britské projektové manažerky Susanne Madsenové zveřejněnými na serveru PM Hut, tentokrát však s ohledem na aktivity, které by se v praxi projektového manažera měly opakovat každý týden.
1. Osobní schůzka s klientem
Každý týden byste si měli najít čas na to, abyste osobně promluvili se svým klientem o jeho potřebách, obavách a požadavcích. Zároveň jej informujte o vývoji projektu a důležitých rozhodnutích, která jsou před vámi.
2. Zhodnocení vývoje projektu
Dále byste se měli sejít se svým týmem a popovídat si o tom, jak pokračuje práce na projektu. Mluvte o problémech, které nastávají, hledejte jejich příčiny a domlouvejte se na konkrétních řešeních.
3. Revize problémů a rizik projektu
Se svými lidmi mluvte také o tom, čeho se obávají a co je případně brzdí v práci. Ptejte se také dalších lidí, kteří nejsou členové vašeho týmu, ale vidí jeho práci zvenčí.
4. Kontrola měřítek úspěšnosti projektu
Nepodceňujte hodnotová a výkonností měřítka svého projektu. Každý týden si naplánujte čas pro vyhodnocení míry pokroku projektu v porovnání s vynaloženým časem a penězi. Dále se zaměřte finanční ukazatele a porovnejte vývoj projektu s naplánovaným rozpočtem.
5. Písemné zprávy
Sepište jednostránkový dokument, v němž shrnete týdenní úspěchy projektu a odešlete jej všem klíčovým zúčastněným stranám. Tato zpráva by měla obsahovat krátké shrnutí dosažených cílů, hlavních rizik a měřítek úspěchu.
6. Širší pohled
Naplánujte si chvíli, kdy budete moci odejít od svého pracovního stolu na místo, které vás dokáže více inspirovat. Cíleně přemýšlejte o tom, co ve vaší práci nefunguje zcela ideálně a jak to změnit. Může to být například výkonnost týmu, plnění požadavků klienta apod.
7. Schůzky mezi čtyřma očima
Každý týden se sejděte s klíčovými členy týmu a mluvte s nimi o vývoji jejich práce. Cílem těchto schůzek je zjistit, jak můžete jednotlivé zaměstnance lépe motivovat a inspirovat k lepším výkonům.
8. Schůzka všech zúčastněných stran
Pozvěte klíčové členy týmu a zástupce dalších zúčastněných stran k diskusi o vývoji projektu, hlavních problémech a důležitých rozhodnutích. Výstupem těchto setkání by měla být řešení, která budete aplikovat v praxi.
-kk-