Some time ago, we published an article titled Project manager's daily bread. It was based on recommendations from the PM Hut server which summarized the seven most important activities in a project manager's daily work. Now, we have some other recommendations which were published on PM Hut from the British project manager Susanne Madsen. However, this time the tips are focused on activities that project managers should repeat every week.
1. Face-to-face meetings with clients
Every week you should find time to talk to your client about his needs, concerns and requirements. At the same time, you should inform the client about the project's development and any important decisions you are facing.
2. Evaluation of the project's development
You should also meet with your team to discuss the project's progress. Talk about the problems that occur, look for root causes of the problems and agree on specific solutions.
3. Revision of the project's problems and risks
Talk with your people about their concerns and what could be hindering their work. Also ask other people who are not members of your team, but who can evaluate your team's work from the outside.
4. Check the project's success metrics
Do not underestimate the performance and value metrics of your project. Each week, plan time to evaluate the degree of progress of the project in comparison with the costs of time and money invested. Then focus on the financial indicators and compare the project's progress with the planned budget.
5. Written reports
Write a one-page document summarizing the weekly achievements of the project and send it to all key stakeholders. This report should include a brief summary of the project's achievements, main risks, and measures of success.
6. A broader perspective
Plan an uninterrupted block of time to walk away from your desk to a place which inspires you more. Focus on thinking about what is not going ideally in your work and what changes you should make. Some examples could be your team's performance, meeting the requirements of the client, etc.
7. One-on-one meetings
Meet with the key members of your team every week and talk with them about the progress of their work. The aim of these meetings is to determine how to motivate individual employees and inspire them to perform better.
8. Meeting all stakeholders
Invite your key team members as well as stakeholders to discuss the progress of the project, the major issues and important decisions. The outcomes of these meetings should be solutions to apply in practice.
-kk-
Týdenní chléb projektového manažera
Před časem jsme zveřejnili článek s názvem Denní chléb projektového manažera. Vycházeli jsme z doporučení serveru PM Hut, který shrnul sedm nejdůležitějších aktivit, které by neměly chybět v každodenní práci manažerů projektů. Nyní navážeme dalšími doporučeními britské projektové manažerky Susanne Madsenové zveřejněnými na serveru PM Hut, tentokrát však s ohledem na aktivity, které by se v praxi projektového manažera měly opakovat každý týden.
1. Osobní schůzka s klientem
Každý týden byste si měli najít čas na to, abyste osobně promluvili se svým klientem o jeho potřebách, obavách a požadavcích. Zároveň jej informujte o vývoji projektu a důležitých rozhodnutích, která jsou před vámi.
2. Zhodnocení vývoje projektu
Dále byste se měli sejít se svým týmem a popovídat si o tom, jak pokračuje práce na projektu. Mluvte o problémech, které nastávají, hledejte jejich příčiny a domlouvejte se na konkrétních řešeních.
3. Revize problémů a rizik projektu
Se svými lidmi mluvte také o tom, čeho se obávají a co je případně brzdí v práci. Ptejte se také dalších lidí, kteří nejsou členové vašeho týmu, ale vidí jeho práci zvenčí.
4. Kontrola měřítek úspěšnosti projektu
Nepodceňujte hodnotová a výkonností měřítka svého projektu. Každý týden si naplánujte čas pro vyhodnocení míry pokroku projektu v porovnání s vynaloženým časem a penězi. Dále se zaměřte finanční ukazatele a porovnejte vývoj projektu s naplánovaným rozpočtem.
5. Písemné zprávy
Sepište jednostránkový dokument, v němž shrnete týdenní úspěchy projektu a odešlete jej všem klíčovým zúčastněným stranám. Tato zpráva by měla obsahovat krátké shrnutí dosažených cílů, hlavních rizik a měřítek úspěchu.
6. Širší pohled
Naplánujte si chvíli, kdy budete moci odejít od svého pracovního stolu na místo, které vás dokáže více inspirovat. Cíleně přemýšlejte o tom, co ve vaší práci nefunguje zcela ideálně a jak to změnit. Může to být například výkonnost týmu, plnění požadavků klienta apod.
7. Schůzky mezi čtyřma očima
Každý týden se sejděte s klíčovými členy týmu a mluvte s nimi o vývoji jejich práce. Cílem těchto schůzek je zjistit, jak můžete jednotlivé zaměstnance lépe motivovat a inspirovat k lepším výkonům.
8. Schůzka všech zúčastněných stran
Pozvěte klíčové členy týmu a zástupce dalších zúčastněných stran k diskusi o vývoji projektu, hlavních problémech a důležitých rozhodnutích. Výstupem těchto setkání by měla být řešení, která budete aplikovat v praxi.
-kk-