Home office. Z benefitu se stala nutnost a možná ne všechny firmy věděly, jak s prací z domova naložit. Počáteční obtíže způsobovala i zaměstnancům, kteří dříve na takový režim nebyli zvyklí. V první části rozhovoru hovořil Zdeněk Fibich o přípravě firem na home office a o vyskytlých problémech. Druhá část se zaměřuje především na role manažera při vedení lidí na dálku.
Co byste vy osobně manažerům doporučil - existují nějaká pravidla, jak se svými kolegy v týmu komunikovat, jak pravidelně, intenzivně, jak zadávat práci a kontrolovat ji?
Existuje mnoho pravidel, postupů, technik. Všeobecně je to všechno o nastavení zásad práce jako takové. V novém domácím prostředí je nutné počítat s tím, že zásady práce jsou jiné než v kanceláři. Na pravidla můžeme nahlížet z pohledu objemu, kvality, kvantity, priorit. Je potřeba nastavit systém zadávání práce, monitorování, kontroly a hodnocení. Manažer si musí nastavit úplně jednoduchá komunikační pravidla tak, aby vyhovovala oběma stranám. Manažeři, většinou spíše z důvodu neznalosti, sklouznou do offlinových způsobů - po mailu, po chatu, v cloudech apod. a najednou začnou zjišťovat, že jim to nevyhovuje. Je potřeba umět dobře udržovat mix mezi offline (e-mail, chat) a online systémem (telefon, videopřenos, osobní kontakt). Jakmile manažeři spadnou pouze do jednoho z nich, zcela určitě se objeví problémy.
Navíc manažeři se stále nenaučili domluvit si s podřízenými úplně nejzákladnější věc, kterou je tzv. doba dostupnosti, tedy od kdy do kdy bude zaměstnanec pracovat, kdy ho manažer zastihne, kdy se jejich doba dostupnosti potká. Nenastanou tak problémy typu, že šéf bude rušit podřízeného u práce s dětmi, nebo že pošle v devět hodin večer email a bude očekávat okamžitou reakci. Druhým parametrem je právě doba reakce - do jaké doby mohu v době dostupnosti očekávat jako šéf odpověď. Když si tohle obě strany nedohodnou, tak od sebe mohou očekávat úplně jiné věci a následně tak dochází k nekoordinaci a neefektivitě.
Některé firmy plánují u práce z domova zůstat i nadále, a tak se tento benefit (během epidemie nutnost) pravděpodobně udrží. Nemyslíte, že sami zaměstnanci budou chtít zpět do kanceláří? A zůstane vlastně home office nadále benefitem?
Někteří manažeři se obávají toho, že až se zruší současný stav, tak se lidé nebudou chtít vrátit. Jde především o to, že v domácnosti nebo v práci máme vybudované silné sociální vazby a pokud jsme sociální tvorové, tak přirozeně vyžadujeme sociální interakce. Jestliže manažer špatně vedl lidi v době odloučení, rozpojily se jediné sociální vazby a pozornost byla zaměřena pouze na výsledky, tak si člověk začal hledat tyto vazby na domácí půdě. Nemá tak najednou potřebu hledat je v práci, takže se mu tam ani chtít nebude.
Dobrý manažer po delší dobu offline vedení dokáže udržovat pozornost nejen na výkony, ale udržuje také sociální rutiny. Mnohé firmy dělají například to, že si celý tým dá kávu po videohovoru, jeho členové si navzájem ukážou své děti, rodiny, domov. Sdílí to tak společně a tím udržují již zmíněné sociální vazby i na dálku. Ano, jsou lidé, kteří nechtějí a nebudou chtít zpátky, ale jsou také lidé, kteří si uvědomí, že neustálá práce z domova se zkrátka dělat nedá.
Jak jste se v Cadet Go přizpůsobili karanténním opatřením? Do běhu vzdělávací a poradenské společnosti musí být zákaz fyzického kontaktu s klienty a účastníky kurzů zásadní…
Museli jsme přejít na režim one to one, to znamená individuální poradenství, individuální mentoring, individuální koučink či rozvoj. Plná práce samozřejmě probíhala po videochatech. Začaly se skutečně objevovat potíže v tom, že lidé na druhé straně nebyli a nejsou dostatečně technicky vybaveni na videopřenosy.
Skupinové školení jako takové je samozřejmě možné i online, ale mnohé firmy se toho stále obávají a interní předpisy hlavně zahraničních společností říkají, že do konce června je všechno tabu.
Jak jste zareagovali v rámci vaší nabídkové struktury? Předpokládám, že zájem klientů se mohl dost zásadně změnit. Co vlastně v této době firmy nejvíce poptávají a co s nimi řešíte?
Poptávají u nás stále manažerské dovednosti s tím, že většina plánovaných školení se přesouvá na prázdninové období červenec - srpen, na podzim i na konec roku. Některé firmy vyžadují vzdělávání manažerů na dálku, nicméně není to tak efektivní, proto se to snažíme trochu vyvracet. Jinak trh je spíše v období vyčkávání. Dnes je vystrašený i z pohledu podnikatelských záměrů, ekonomických růstů firem a až se budou dělat budgety společností na rok 2021, tak tam určitě spousta společností bude přesněji uvažovat o strategii rozvoje nebo investic. Dnešní doba zatím není vyjasněná a firmy zkrátka neví.
Vy osobně vedete webinář, seminář vedení lidí na home office. Co konkrétně řešíte s klienty?
Záleží na oboru. Je poměrně těžké zajistit dobrou komunikaci, protože dnes to není jen o komunikaci podřízený-nadřízený, ale potřebujete velmi silnou interakci v týmu a v okolní horizontální rovině. Mnoho manažerů neumí efektivně moderovat dialog po videosignálu. Když máte osm lidí, tak se debata často zvrhne v monolog a dialog a pro ostatní (ne)zúčastněné je přínos a efekt poměrně nízký. U klientů jsem také zaznamenal, že pokud se rozpojily sociální vazby a manažer se zabýval pouze výkony, nikoliv lidmi a jejich potřebami, tak bylo vedení hodně monotematické.
Kdybychom celé téma home office měli shrnout, co byste vyzdvihl jako klíčovou roli manažera při vedení lidí na dálku?
Všeobecně manažer, který vede lidi na home office, bude tak dobrý, jak dostatečně se věnuje následujícím věcem. Zaprvé, jak dobře plánuje své manažerské kroky a činnosti vůči podřízenému na dálku, zadruhé, jak dobře komunikuje. Často se stává, že tyto oblasti jsou až na posledním místě. Pokud vím, že můj pracovník bude na home office, a je jedno jestli v současné koronavirové krizi nebo jindy, tak jej potřebuji mít velmi dobře připravený. To znamená, že musím mít nastavené podmínky, vyjasněné situace, určená pravidla komunikace. Poté je dobrá šance, že to celé bude fungovat. Komunikace a plánování - to jsou dvě klíčové manažerské činnosti.