Mezinárodní organizace pro standardizaci (ISO) plánuje na podzim 2015 vydání finální verze aktualizované normy systému řízení jakosti. Mnohé organizace se již začaly zaměřovat na očekávané změny, jejichž cílem je posílit přínos řízení jakosti. Aby mohly optimalizovat své vlastní procesy, je třeba zjistit skutečný stav věcí a stanovit přístupy pro zahájení zlepšování. Odborníci TÜV SÜD poskytují informace o tom, jak mohou organizace zlepšit řízení svých procesů a začít s prováděním změn.
Aktualizovaná norma ISO 9001 nabízí vyšší flexibilitu související s dokumentací procesu jako součásti řídicího systému. To se týká dokumentace řídicích, strategických a hlavních procesů a také podpůrných procesů, jako např. údržba a kvalifikace osob. Pro velmi jednoduché procesy mohou být například dostatečné jasné slovní instrukce ve spojení s výukovým materiálem. Obvykle však bude požadována dokumentace, například ve formě kontrolního seznamu nebo elektronického průběhu práce, jako vodítko pro různé pracovní kroky. Aby byla zajištěna vysoká úroveň kvality procesu, je do nové normy ISO 9001 zařazeno ambiciózní stanovení očekávaného stupně procesní zralosti v osmi krocích. V každém z těchto kroků by měly být k dispozici a v účinnosti příslušné jakostní charakteristiky, které zaručí, že organizace tuto novou normu úspěšně zavedou a využijí jejích přínosů.
„Nejprve si organizace určí svoje procesy a stanoví jejich posloupnost a vzájemné působení. V následujících třech krocích pro každý proces definuje požadované vstupy a výstupy, odpovědnosti, požadavky na lidské a technické zdroje.“ říká Jiří Špička, vedoucí certifikačního orgánu MS TÜV SÜD Czech s.r.o.
Další krok se soustřeďuje na zvažování rizik. Pro tento účel organizace ověřují, zda zjistily veškerá rizika související s klíčovými procesy. Kromě finančních rizik, která již mnohé společnosti analyzovaly, existují další rizika, včetně dostupnosti odborných znalostí u vlastníků znalostí a specialistů, nebo tržní rizika, která přicházejí s inovativními konkurenty. Systém řízení jakosti podle této nové normy ISO stanoví tato rizika v přímém spojení s procesy zřízenými v organizaci. Zatímco původní norma ISO 9001 se zaměřovala převážně na předcházení rizikům prostřednictvím preventivních kroků, aktualizovaná verze bere v úvahu také šance.
Pokud mají být tyto šance rozpoznány, je nutné proces zaměřený na detaily rozšířit tak, aby bylo možné posoudit celek, především pokud jde o očekávání zákazníků a kontext organizace. „Takto definované procesy je vhodné adekvátním způsobem popsat. Popis nemusí být nijak obsáhlý a jsou vypracované metodiky, které umožní provést popis stručně a přehledně, např. tzv. želví diagram (turtle diagram).“ dodává Jiří Špička.
Efektivní chod a kontrolu procesu zajišťuje šestý krok. To vyžaduje, aby organizace měly buď jasné pokyny pro jednoduché úkoly v sektoru služeb nebo řešení jako součást procesu, např. systém ERP pro složité výrobní operace. V závislosti na míře složitosti tento krok vyžaduje rychlou odezvu nebo kontrolní smyčku a náležitou komunikaci. V sedmém kroku jsou procesy hodnoceny příslušnými metodami sledování a měření. Ty jsou vyžadovány v případech, kdy byla zjištěna technická nebo personální rizika nebo nestability, a zejména v případech, které zahrnují rizika související s požadavky zákazníků. Doporučuje se kontrola v raném stadiu, aby se odhalily případné známky nesouladu s cílem. Vždyť vysoká přesnost výsledků měření není příliš k užitku, pokud jsou výsledky k dispozici příliš pozdě. V osmém kroku data získaná z hodnocení procesu dávají vedení možnost učinit rázné rozhodnutí v souvislosti s nezbytnými opatřeními pro zlepšení. Jak bylo zdůrazněno výše, přístup nové normy ISO 9001 k procesu zajišťuje vysokou míru transparentnosti, a poskytuje tak organizacím podporu při cíleném spouštění a řízení procesu zlepšování.
Další informace naleznete na http://www.tuv-sud.cz/cz-cz/cinnosti/audit-a-certifikace-systemu
TÜV SÜD je vedoucím mezinárodním koncernem v oblasti poskytování služeb ve strategických oblastech PRŮMYSL, MOBILITA a CERTIFIKACE. S více než 20 000 pracovníky poskytujeme služby na 800 místech celého světa. Mezioborové týmy specialistů TÜV SÜD zajišťují optimalizaci techniky, systémů a know-how. Jako procesní partneři posilují konkurenceschopnost našich zákazníků na globálním trhu.