Aby pracovní schůzka dopadla na jedničku, držte se několika základních pravidel:
- Před sjednáním pracovní schůzky si promyslete, co na ní chcete řešit a zda je skutečně nutné osobní setkání. Možná bude stačit telefonický kontakt, který ušetří čas oběma stranám.
- Na schůzku se včas objednejte a její termín si poznamenejte do diáře. Připravte si materiály a argumenty.
- Nechoďte příliš brzy (nejdříve 10 minut před smluveným časem) a ani pozdě. Jestliže nestíháte, omluvte se a zeptejte, zda dotyčnému nevadí, že jdete později. Pokud je zřejmé, že se zpozdíte o více než čtvrt hodiny, s přihlédnutím k důležitosti schůzky se omluvte a spíše navrhněte (nebo si nechte navrhnout) jiný termín.
- Jste-li hodně časově vytížení, naučte se filtrovat kontakt s obchodními partnery podle důležitosti. Ještě lepší je, když prosby o setkání s vámi dokáže zhodnotit sekretářka.
Jestliže jste tím, kdo návštěvu přijímá, snažte se dodržet několik zádad:
- Návštěvu do vaší kanceláře většinou uvede sekretářka. Pokud se však jedná o pro vás významného člověka je vhodné, abyste mu z kanceláře vyšli vstříc.
- Po pozdravu a podání ruky návštěvu usadíte. Vyhněte se místu proti vám u psacího stolu, působili byste nadřazeně. Vhodnější jsou křesílka u kancelářského stolku. Hned po usazení návštěvy jí nabídněte občerstvení.
- Setkání začněte tématem, které se ke schůzce samotné nijak nevztahuje. Třeba pochvalte úspěchy návštěvníkovy firmy.
- Postarejte se, abyste nebyli v průběhu diskuse rušeni.
-hp-