Nikoho asi nepřekvapí, že nejvíce drahocenného času na pracovištích vyplýtvají zbytečné porady. Překvapivé však je, že jsme se stále nedokázali poučit. Porady se stále konají bez dostatečné přípravy a smyslu a připravují nás o produktivitu, výsledky i radost z práce. Co tedy dělat, aby porady vašeho týmu byly efektivní? Nejdůležitější je se odhodlat a říci si, že začnete hned.
Nejprve si zopakujte základní pravidla efektivních porad:
-
Nepořádejte pravidelné porady jen proto, že je zrovna „den, kdy má být porada“.
-
Omezte počet účastníků pouze na ty, jejichž účast je nezbytná.
-
Zrušte porady, které nemají předem jasně daný účel a agendu.
-
Začínejte včas, i když všichni ještě nejsou na místě.
-
Neopakujte pozdně příchozím, o co přišli.
Pak zkuste zavést jednoduché další kroky:
-
Prvních pět minut (ne více) věnujte shrnutí účelu a očekávaného výsledku porady.
-
Zkraťte porady na 15 minut.
-
Má-li se porada konat jen za účelem procházení určitých materiálů, zrušte ji a nejprve umožněte účastníkům, aby se s materiály seznámili.
-
Porady svolávejte jen za účelem řešení konkrétních záležitostí, rozvoje projektů a kreativních interakcí.
-
Nenechávejte prezentující, aby se připravovali před posluchači. Zdůrazněte, že musejí chodit připravení, nebo nemusejí chodit vůbec.
-
Nepořádejte porady v pondělí a v pátek. V tyto dny se raději soustřeďte na dokončení úkolů daného týdne.
-
Umožněte účastníkům porad používat počítače a mobilní telefony pouze pro účely porad.
-kk-