Jedním z nejlepších způsobů, jak si pohlídat čas, je jasně a vážně všechny ostatní vyzvat, aby vás upozornili, kdykoli budou mít pocit, že plýtváte časem. Také můžete někoho přímo požádat, aby pro vás čas sledoval. Může to být oficiální úkol nebo jen krátká soukromá zpráva, ve které vám připomene, že už byste měli přestat mluvit a pospíšit si.
Porady musí začínat a končit včas
Samozřejmě byste neměli diskuzi ukončit jen proto, abyste zvládli poradu ukončit včas. Zapojení kolegů je velmi potřebné a žádoucí. Někdy však prostě potřebujete pro důkladné prodiskutování víc času. Pokud je to možné, tak v diskuzi pokračujte, ale když to nejde, raději místo protahování té stávající naplánujte poradu další.
Ujistěte se s ostatními na začátku porady, že je agenda všem jasná. Jsou všichni připraveni na všechny body? Potřebují vyřešit také něco jiného? Během porady můžete s pořadím bodů a jejich důležitostí hýbat. Body, které jsou absolutně kritické, musí mít samozřejmě přednost před ostatními tématy. A pokud se o důležitosti nějakého bodu dozvíte až během porady, neváhejte navrhnout změnu pořadí témat.
Zapojte svůj tým
Vyzvěte kolegy ke společnému stanovení očekávání a dělejte vše pro to, aby dohodnutý časový rozvrh byl dodržen, doporučuje nám článek na webu management-issues.com. Také zvažte, zda všichni opravdu musejí opouštět poradu v ten samý okamžik. Možná můžete nejprve probrat témata relevantní pro všechny a teprve potom projít s ostatními zbytek, což dovolí některým lidem opustit poradu dříve.
Když je určitý bod dokončen, ujistěte se, že bylo dosaženo vše, co vaši kolegové potřebovali nebo chtěli. Zjistěte také, o čem je případně třeba diskutovat dál. To vám umožní přesunout se od probraného bodu k dalšímu v případě, že jste dané téma vyčerpali rychleji. Získáte tak trochu času navíc pro další body agendy.
-jk-