Každý, kdo v poslední době tráví čas na online setkáních a videokonferencích, ví, že účinnost virtuálních schůzek se může velmi lišit. Proč tedy některé online schůzky přináší své výsledky, zatímco jiné nejsou příliš efektivní?
Každá schůzka musí být nějak zahájena, má určitý průběh a je následně zakončena. Existuje však velký rozdíl, jestliže meeting jen plánujete a řídíte nebo jej opravdu vedete a jste jeho lídrem. Druhá varianta je zpravidla výrazně efektivnější.
Plánování schůzky
Plánovači schůzek prostě schůzi s konkrétním tématem naplánují.
Lídři setkání naopak plánují tak, aby lidé byli připraveni a soustředěni. Dávají lidem předem vědět, jaké cíle má setkání mít, čeho by mělo být dosaženo v průběhu, jaká bude role každého člena týmu a jak se připravit.
Zahájení schůzky
Plánovači ze začátku schůzi zahájí a poté řídí podle naplánované agendy. Většinou nejprve odbavují lehčí administrativní věci.
Lídři se zaměřují na účel a požadovaný výsledek, stanoví základy a reflektují očekávání všech účastníků. Zároveň sledují odpovědnost lidí za výsledky předchozích kroků.
Průběh schůzky
Plánovači dávají slovo těm, kteří chtějí do diskuze přispět. Obvykle jsou to vždy stejní lidé. Nepoužívají mnoho technologických nástrojů, snaží se udržet věci v jednoduchosti.
Lídři dávají stejný prostor všem. Vyzývají i ty členy týmu, kteří by jinak mlčeli. Pro získání kvalitních vstupů od členů týmu i v online prostředí dávají k dispozici všechny možné nástroje, jako je chat nebo mind mapy.
Ukončení schůzky
Plánovači schůzek končí setkání vždy včas a primárně rekapitulací dalších akčních kroků.
Lídři naopak dokumentují jednotlivé položky akcí a kladou důraz na převzetí závazku zúčastněných stran. Ujišťují se, že každý ví, kdo za co odpovídá. Zároveň dokumentují schůzku a záznam jednání následně sdílí.
Vedení schůzek v online prostředí online schůzky je otázkou objevování svých schopností. Stát se lídrem, nejen pouhým plánovačem, vyžaduje předvídavost, trénink a trpělivost. Věřte ale, že výsledky budou stát za vaše úsilí.
-bb-