Pro řečníka je velmi důležité využít co nejlépe přípravný čas, aby předvedl působivou prezentaci. Autorka článku se zabývá time managementem a nabízí několik tipů, které jsou podle ní v procesu plánování prezentace podstatné:
- Pokud vás čeká nová prezentace, naplánujte si strávit alespoň 10 hodin návrhem, bádáním a sepisováním prezentace pro každou hodinu. Tak bude stvoření osmihodinového semináře trvat 80 hodin. Začněte na prezentačních materiálech pracovat alespoň měsíc předem.
- Pro průzkum posluchačů využijte poměr 4:1. Pokud budete mít hodinovou prezentaci, měli byste strávit čtyři hodiny telefonickými rozhovory se členy publika. Měli byste mít dobrou představu o tom, kdo je vaše obecenstvo a co hledá, předtím než začnete mluvit.
- Mějte 45-50 minutový materiál pro každých 60 minut programu. Při skupinových aktivitách dávejte účastníkům méně času, než si myslíte, že potřebují.
- Vyzkoušejte si novou řeč alespoň desetkrát, než ji přednesete. Měli byste vědět, jak dlouho trvá každá část prezentace.
- Vždy mějte více materiálů, než potřebujete – pro všechny případy. Kontrolujte svůj dech. Když budete nervózní a bez dechu, budete mluvit příliš rychle a brzy skončíte. Pro jistotu si připravte nějakou náplň navíc.
- Připravte si také náhradní plán. Může se stát, že řečník před vámi přetáhne o půl hodiny a vy budete požádáni o zkrácení své řeči. Rozmyslete si, co byste řekli a co přeskočili.
- Dělejte každých 60 minut přestávku. Nikdy nepřekračujte 90 minut bez pauzy.
- Po přestávkách začínejte včas, netrestejte lidi, kteří se včas vrátili.
- Skončete včas, bez ohledu na to, kdy jste začali. Přetahování stanovené doby ukazuje nedostatek respektu k posluchačům. Když řeknete „závěrem“, máte 30 sekund.
- Prezentace začíná předtím, než začnete mluvit, a pokračuje i potom, co jste skončili.
-ba-