Jste-li manažerem, občas se stane, že na rozdíl od kolegů nestíháte. Ale proč byste to nezvládli i vy? Přemýšleli jste, jak je možné, že extrémně úspěšní lidé zvládají vedle práce dovolenou, výlety či golf? To je proto, že se naučili řídit svůj čas. Neexistuje pro ně den, který jde přesně podle plánu, proto musí měnit priority úkolů, aby dosáhli celkového cíle.
Kdy jste naposledy měli den bez významného telefonu, urgentního e-mailu nebo stresujícího rozhovoru s kolegy? Právě úspěšný manažer se musí naučit žít s těmito vyrušeními.
Existuje šest základních pravidel organizace času: nedělej to, odlož to, odvrať to, deleguj to, nedělej to perfektně a udělej to. Objeví-li se něco, začněte s první možností na seznamu, když to není možné, zkuste další, než najdete hodnou možnost. Mnoho urgentních úkolů se ztratí dřív, než je stačíte udělat. Díky tomu získáte mnoho času na úkoly, které mají význam.
U některých skutečně urgentních úkolů je možnost přesunout je na jiné oddělení nebo je delegovat. Není-li vyhnutí, zkuste se zamyslet, zda musí být perfektně zvládnuté. Poslední možnost „udělej to“ si nechte na ty úkoly, které jsou klíčové.
Občas vám mnoho úkolů snižuje produktivitu, proto je zde několik tipů, jak lépe řídit váš čas a lépe se soustředit.
- Oznámení o příchozí poště vyrušuje, proto ho vypněte a věnujte se e-mailům jenom ve vyhrazené době.
- Naučte se dávat věcem prioritu. Doděláváte-li přípravu na setkání, nenechte se od kolegy vyrušovat a poproste jej „aby to řekl velmi rychle.“
- Kontrolujete si svoje samovyrušování. Napadne-li vás, že musíte s nějakou osobou něco probrat, nevolejte jí hned. Poznamenejte si to na papír a pokračujte v práci. Až si vyhradíte čas, můžete podle poznámek vyřídit tyto nápady.
-jh-