Uspořádat poradu – ať už to znamená svolat účastníky do konferenční místnosti nebo je propojit virtuálně – není v zásadě nic složitého. Náročnější věc je poradu vést k efektivním výsledkům. V čem tedy spočívají zásadní rozdíly mezi „pořádáním“ a „vedením“ porady?
Pořadatelé porad prostě naplánují poradu. Vůdcové plánují poradu tak, aby na ni účastníci mohli přijít připravení a soustředění (cíle, role, včasná agenda).
Pořadatelé zahájí poradu a postupují podle agendy krok po kroku. Vůdcové směřují účastníky k očekávaným výsledkům porady a činí je za výsledky odpovědnými.
Pořadatelé vyzvou účastníky, aby přispěli tím, co chtějí říci. Většinou pak vždy mluví jedni a ti samí lidé. Vůdcové zajistí, aby každý měl stejný prostor k vyjádření a vyzývají k odpovědím i ty, kteří by jinak mlčeli.
Pořadatelé využívají minimum technologických nástrojů, aby „věci příliš nekomplikovali“. Vůdcové znají technologické nástroje a aktivně je využívají.
Pořadatelé skončí podle plánu a nakonec zrekapitulují důležité body porady. Vůdcové zajistí dokumentaci klíčových bodů a vyžadují závazek od zapojených stran. Navazují na poradu shrnutím a ujištěním, že všichni rozumějí, za co kdo nese odpovědnost.
-kk-