Určete, jestli na poradě opravdu všichni musí být
Je skutečně nutné, aby na poradě byli všichni ti, kteří na ní chodí pravidelně? Pokud je to možné, omezte počet účastníků na minimum. I u pravidelných setkání můžete při každé příležitosti měnit složení účastníků tak, aby jednání bylo pro všechny skutečně maximálně relevantní.
Posílejte předem body k projednání
Dejte podřízeným příležitost se na poradu připravit. A to tak, že jim naposíláte agendu porady i s tématy, o kterých se budete bavit. Jak uvádí Entrepreneur.com, účastníci tak na porady budou chodit připraveni a jednání tak bude o mnoho efektivnější.
Pokud je to vhodné, pozvěte i ty lidi, kteří rozhodují o věcech, které probíráte
Jestliže to situace využaduje, můžete si na konkrétní poradu pozvat člověka, který o věcech, které probíráte, rozhoduje nebo je na ně expert. Pokud se například bavíte o nových způsobech fakturace produktů, přizvěte si někoho z účtárny, kdo vám hned na místě zodpoví vaše otázky a pomůže vám tak toto téma přímo na poradě vyřešit a uzavřít.
Vždy sepisujte, co je potřeba posléze ze strany zaměstnanců udělat
Z každé porady by měl být zápis s tím, co je potřeba udělat. U každého úkolu by měl být napsaný i člověk, který je za něj zodpovědný, i deadline, do kterého by měl být úkol hotov. Tento zápis je pak nutné všem účastníkům poslat.
Nepřetahujte čas
Častým problémem je přetahování jednání. Pracovníci se tak často cítí oprávněně frustrováni, protože si nemohou svůj pracovní den dobře naplánovat nebo protože pak nestíhají svoji práci. Vždy proto dodržujte čas, který jste si na poradu vyhradili.
-mm-