Když se řekne ztráta času, většina kancelářských pracovníků si představí porady. Každá firma se se strašákem zbytečných porad snaží nějak bojovat. Podívejme se, jak to dělá provozovatel sociální sítě LinkedIn. Výkonný ředitel LinkedInu Jeff Weiner popsal ve svém článku s názvem A Simple Rule to Eliminate Useless Meetings několik svých zkušeností z praxe.
Dozvídáme se, že LinkedIn zrušil klasické prezentace. Místo toho si zaměstnanci posílají své materiály k poradám alespoň den předem, aby se s nimi seznámili. Za začátku porady vždy mají ještě 10 minut ticha na to, aby si je znovu prošli. Pak začíná diskuse a je kladen velký důraz na to, aby neprobíhaly žádné prezentace. Účastníci již znají téma a mohou se soustředit na své názory.
Weiner dále shrnuje následující pravidla pro efektivní porady:
-
Jasně si určete cíl porady. Ujasněte si, že mu všichni rozumějí hned na začátku.
-
Jmenujte jednoho vedoucího porady, který bude facilitátorem diskuse.
-
Ujasněte si terminologii. Zásadní je, aby všichni rozuměli klíčovým pojmům stejně.
-
Jmenujte jednoho zapisovatele, který nebude otrocky zapisovat všechno, ale bude seznámen s kontextem diskuse a zapíše jen důležité body.
-
Nekončete poradu, aniž byste shrnuli klíčové body a následující kroky, na kterých jste se domluvili.
-
Ptejte se, co můžete vylepšit. Vedoucí porady by měl žádat o zpětnou vazbu ohledně toho, jakých postupů se při řízení porad držet i nadále a jakých se zbavit.
-kk-