Je proto klíčové, aby každý manažer, který rozhoduje o investicích, pochopil, že přechod na digitalizaci určitých častí procesů mu ušetří nemalé množství financí, a navíc získá konkurenční výhodu.
Docházkový systém je jedním z firemních nástrojů, které na první pohled žádné úspory nepřinášejí. Pravidelně do něj lijete určitou sumu peněz, ačkoliv doposud jste si vystačili s excelem, který je „zdarma“. Firmy si však docházkové systémy objednávají kvůli tomu, aby získaly přehled o zaměstnancích a splňovaly přísná nařízení Zákoníku práce. A i zde umíme dobře zhodnotit, jaký peněžní přínos zavedení docházkového systému má.
Takže, proč ve firmě zavést online docházkový systém?
1. Peníze – v podobě ušetřeného času HR týmu
Personalista má ve firmě asi nejvíc papírování a k tomu velkou zodpovědnost. Řeší zaměstnanecké smlouvy, dohody, vyplňuje podklady pro úřady. Jeden člověk by se z toho brzy zbláznil. Proto málokterá firma se desítkami nebo stovkami zaměstnanců mívá pouze jednoho personalistu. Pokud nechce majitel s rozšiřováním firmy neustále nabírat další nové personalisty, potřebuje jejich pravidelné úkony zautomatizovat, nebo přenést část odpovědnosti přímo na zaměstnance. Online docházkový systém řeší obojí.
Zaměstnanci se nahlašováním žádostí o dovolené, skenováním a nahráváním omluvenek do systému stávají zodpovědnými za svou pracovní docházku a její správnou evidenci. Přidáte-li k funkci docházky ještě vyúčtování služebních cest, máte další ze způsobů, jak po návratu z pracovní cesty přinutit „vašeho člověka“ správně zaevidovat všechny výdaje, aby nepřišel o vlastní peníze.
Personalista má dokonalý nástroj k motivaci lidí (ti navíc dostávají automatická upozornění o svých povinnostech na portálu, takže ani nemusí nikoho nahánět), na jehož přepočty se může zcela spolehnout. Netrápí se každý měsíc výpočtem nároků a sběrem mzdových podkladů – má je v systému a jedním klikem pak odešle do mzdového softwaru.
Výsledek? Ušetříte na mzdě dalšího pracovníka HR oddělení, která v ČR v průměru začíná na 26 000 Kč měsíčně.
2. Peníze – v podobě eliminace pokut
Inspektorát práce pokutuje firmy, které nedodržují Zákoník práce. HR oddělení, jenž musí každý měsíc manuálně kontrolovat docházku, opravovat, přepisovat a přepočítávat, je zahlcené a můžete se spolehnout, že občas udělá chybu. Nenakládejte jim takové břemeno, když nemusíte. Dopřejte jim automatizaci a odstranění manuálních zásahů. Povolte systému automaticky kontrolovat správnost dat, jejich soulad s legislativou a interními firemními směrnicemi. Toto umožňuje každý docházkový systém a je to jeho největší přínosem.
Výsledek? Klidná personalistka a úspora na pokutách za špatnou evidenci.
3. Peníze – v podobě předcházení problémů (jako např. COVID-19)
Samozřejmě, že pandemii nového koronaviru, který způsobuje onemocnění SARS-CoV-2 po celém světě, nikdo neočekával. Ale řídit byznys je jako řídit auto, vždy předvídejte situaci.
Digitalizace podniku vás umí připravit na různé situace a zmírnit nebo eliminovat jejich negativní dopady.
Mohou to být:
-
Problémy na pobočce, které přinutí zaměstnance dočasně pracovat z domu (vytopení prostor, požár, ale může jít i o pozitivní „komplikace“, jako stěhování do nových kanceláří).
-
Výpadek interních IT serverů.
-
Krádež, podvodné aktivity konkurentů.
-
Světová pandemie (chraň Bůh před další).
Firmy, které zavedly digitalizaci, měly s příchodem COVID-19 výrazně menší problémy s přesunem zaměstnanců na „home office“. Mnohé dokonce v průzkumech uvádějí, že pandemie téměř vůbec neovlivnila jejich výkony. Můžete to samé říci i vy?
Výsledek? Nezaskočí vás nečekané situace a neproděláte na zastaralé infrastruktuře.
4. Peníze – v podobě vyplácení platů a bonusů ve správné výši
Známe případy, kdy firma teprve po měsících přišla na to, že má ve výpočtech chybu a zaměstnancům vyplácela nepřiměřeně vysoké bonusy za přesčasy. Umíte si představit, jak nepříjemné musí být, oznámit takovou situaci zaměstnancům? Jak jim následně peníze strhávat z výplaty? Se spolehlivým systémem se podobným problémům vyhnete, nebo je aspoň minimalizujete.
Výsledek? Nepřijdete o peníze kvůli chybným výpočtům a vaše firemní reputace neutrpí před zaměstnanci.
Pokud stále nevidíte dostatek důvodů pro zavedení jednoduchého online docházkového systému i do vaší firmy, promluvte si se svou personalistkou. Jistě vám jich předloží dalších dvacet.
Cloud totiž není buducnost, je to současnost. A nepřejít se svými daty do cloudu znamená přešlapovat na místě, stagnovat. To si opravdu nemůžete dovolit.