Dokonce i malé zpoždění se postupně přemění na velké ztráty produktivity. Když se někdo na poradu dostaví o 10 minut později, 10 minut času bylo ztraceno. Obvykle bude třeba těch 10 minut přidat na konci, aby schůzka mohla úspěšně skončit. Máme zde tedy dvojnásobnou ztrátu. Když porada skončí i tak včas, potom by za normálních okolností měla skončit o 10 minut dříve – kdyby se kolega nedostavil pozdě, píše web business2community.com.
Dopad na ostatní účastníky
Ostatní lidé budou kvůli vašemu zpoždění muset posunout své další schůzky. A tak budou zasaženy i třetí strany. Lidé navíc nebudou mít čas připravit se na následující porady důkladně, a tak jejich produktivita na těchto poradách poklesne. Tím, že se někdo na schůzi dostaví o 10 minut později, budou zkrátka ztraceny další a další minuty produktivní práce.
Politika včasných příchodů
Existuje snadné řešení. Zaveďte následující pravidla:
- Pokaždé, když někdo dorazí na poradu pozdě, musí zaplatit malou peněžní pokutu. Můžete ji dávat na charitu nebo do společné kasy určené na večeře a pivo. Nebuďte příliš přísní, protože lidé prostě čas od času zpoždění mívají. Spíše než o nákladech a trestech je to o kultuře a očekávání.
- Porady musí končit včas. Každý může odejít, jakmile nastane chvíle, kdy porada měla oficiálně skončit. Pokud jste pro poradu nezajistili dostatek času, je to vaše chyba.
- Porady by neměly trvat déle než jednu hodinu. Po hodině totiž lidé začnou být unavení a ztrácejí zájem. Cokoli trvá déle než hodinu není porada, ale pracovní blok. Ty jsou samozřejmě nezbytné, například když chystáte novou strategii nebo se snažíte přijít s novým nápadem. Některé úkoly si zkrátka žádají značný čas a prostor – ale pak již nejde o porady.
S těmito pravidly můžete očekávat dramatickou proměnu firemní kultury. Lidé si na dochvilnost vzniknou a začnou ji vyžadovat i od ostatních. Povinné pokuty pak už nebudou třeba.
-jk-