Zaměstnanci především velkých podniků si často stěžují na zbytečné porady. Co tedy můžete udělat pro to, aby vaše porady nebyly pro zúčastněné jen ztrátou času? Devět praktických tipů přinesl článek na serveru bnet.com:
1. Nerozvrhujte pravidelné porady. Pravidelnost vede pouze k lhostejnosti. Musíte-li se scházet pravidelně, volte například různé dny v týdnu či denní doby.
2. Zveřejňujte pouze agendu s akčními kroky. Nikoli „informace“, „rekapitulace“ nebo „diskuse“, ale například „Rozhodnutí o datu spuštění produktu“, „Výběr vývojáře softwaru pro redesign databáze“.
3. Nepořádejte porady za účelem sdílení informací. Informace je třeba sdílet již před poradou, na poradě se má rozhodovat.
4. Nescházejte se za účelem posilování soudržnosti týmu. Není třeba se scházet na poradách, aby se z kolegů stal tým. Dobré vztahy vznikají tím, že se na sebe kolegové mohou spoléhat při každodenní práci.
5. Nebraňte přirozené diskusi. Objeví-li se v rámci porady neplánovaná diskuse, která přinese nové nápady a řešení, nechte ji rozvinout. Pokud se však rychle nedostane k otázce řešení určitého problému, je čas říci stop.
6. Jasně identifikujte rozhodnutí, výstupy a akční kroky. Každá porada by měla přinést hmatatelné výstupy. Ujistěte se, že všichni vědí, o čem bylo rozhodnuto a jak bude toto rozhodnutí realizováno.
7. Definujte odpovědnost. Jasně určete, za jaké kroky bude kdo odpovědný.
8. V zápisu z porady opět zveřejněte jen akční kroky. Distribuujte zprávu, která bude obsahovat pouze co bylo rozhodnuto, co se s tím bude dělat a kdo to bude dělat – nic víc.
9. Navažte na poradu. Čiňte tak však až tehdy, kdy bude bude dosaženo takového posunu, že bude třeba dalších rozhodnutí. Nescházejte se jen za účelem sdílení aktualit, které lze sdílet jinak.
-kk-