Efektivní obchodní psaní musí být úplné, stručné a přesné. Text byste měli psát tak, aby mu čtenář rychle porozuměl. Ve skutečnosti je obchodní písemná komunikace často nedbalá, neorganizovaná, plná žargonu a neúplná. Bývá i příliš dlouhá, nebo naopak příliš krátká.
Ať už píšete obchodní nabídku, e-mail zaměstnancům vašeho oddělení nebo manuál k používání nového softwaru, držte se následujících kroků.
- Zorganizujte si materiál. Bez toho můžete vynechat něco důležitého nebo napsat některou informaci nepřesně, což učiní vaši písemnou komunikaci nesrozumitelnou.
- Uvažujte o příjemcích. Než začnete psát, uvědomte si, pro koho píšete. Rychlý e-mail pro vaše oddělení nebude mít stejnou podobu jako výroční zpráva o vašem oddělení. Soustřeďte se v první řadě na to, co zajímá příjemce, nikoli vás.
- Pište svým stylem. Každý má nějaký styl psaní. Někdo raději napíše vše najednou a teprve pak hotový text upravuje. Jiní lidé upravují text již v průběhu psaní. Ať už je váš styl jakýkoli, buďte pozorní, pokud jde o délku textu. Obchodní text nemusí být květnatý, ale stručný a výstižný. Nepište ale zase tak stručně, aby text nebyl srozumitelný. Vyhýbejte se žargonu a zkratkám.
- Zkontrolujte a upravte text. Pokaždé si napsaný text znovu přečtěte. Jelikož váš mozek funguje rychleji než vaše ruce, mohli jste vypustit slova nebo opakovat tatáž. Přesvědčte se, že je text srozumitelný a proveďte případné opravy.-kk-