Papírování je noční můra nejednoho vedoucího pracovníka. S pohledem na stůl zaplněný nejrůznějšími dokumenty se mu pomalu, ale jistě zvedá žaludek. Článek nabízí několik jednoduchých tipů pro efektivnější zacházení s narůstající horou papírů. První a nejdůležitější pravidlo zní: každým dokumentem se zabývejte pouze jednou. Držíte-li v ruce dokument, který vám byl zaslán též elektronickou poštou, urychleně se jej zbavte. Pokaždé se zeptejte sami sebe, k čemu daný dokument skutečně potřebujete. Můžete jej potřebovat k tomu, abyste vykonali příslušný krok. Můžete jej potřebovat i k tomu, abyste vykonali příslušný krok poté, co vám jej někdo upřesní. Nakonec jej můžete potřebovat k tomu, abyste si jej založili kvůli budoucí práci. K ničemu jinému jej potřebovat nebudete, takže jej v takovém případě můžete bez obav zahodit do koše.
Někdy nastane situace, kdy je manažer nucen zabývat se jedním dokumentem více než jen jednou. V takovém případě je výše uvedené pravidlo třeba upravit asi takto: každým dokumentem se zabývejte co nejméně. Jestliže obdržíte dokument, který vám neposkytuje přesné informace ke splnění příslušného úkolu, snažte se potřebné informace zjistit okamžitě. Nebudou-li k dispozici, není třeba dokument pokládat zpět na stůl, nýbrž si v kalendáři označit datum, kdy informace k dispozici budou a zabývat se takovým problémem v konkrétním pozdějším čase. Chce-li si manažer uchovat nějaký dokument pro budoucí reference, měl by jeho výběr pečlivě zvážit a řídit se i tentokrát pravidlem shromažďování co nejméně materiálů. Uchovávat písemnosti, které by se někdy možná mohly hodit nemá velký smysl. Z desetistránkové zprávy se dá například zachovat jen jednostránkové shrnutí.
Manažerům, kteří bojují s papírovým přívalem, vzkazuje článek toto:
- Buďte nemilosrdní a stateční. Jestliže dokument nepotřebujete, hrdinně se jej zbavte.
- Papírovou válku můžete vyhrát.
Article source About Management - part of the About.com website focused on management