Komunikace se zákazníky, zaměstnanci či prodejci dnes probíhá prostřednictvím řady kanálů. Máme e-mail, textové zprávy, instant messaging… Primárním komunikačním kanálem alespoň u malých firem však zůstává telefon. Článek připomíná několik tipů, jak jej používat co nejefektivněji.
- Odpovídejte čerstvě. Telefon byste měli vždy zvedat horlivě. Nezájmem druhou stranu rychle odradíte. Váš hlas by měl být živý a příjemný. Při telefonování se nevěnujte žádné jiné činnosti. Buďte slušní a omluvte se za každé zdržení. Představujte se jménem svým i firmy a pokud voláte vy, stručně shrňte i účel hovoru.
- Poslouchejte, zpracovávejte a pak odpovězte. Získáte tak čas pro promyšlení své odpovědi a podáte volajícímu správnější informace. Jestliže víte, že máte problémy s tím, zapamatovat si, co vám lidé v telefonu říkají, dělejte si poznámky. Je-li to možné, zopakujte si klíčové body hovoru, aby nedošlo k nedorozumění. Pokud něčemu nerozumíte, požádejte o vysvětlení. V případě, že nemůžete odpovědět okamžitě, si zaznamenejte kontakt na volajícího a domluvte si, kdy se ozvete zpět.
- Končete shrnutím. Když se chystáte ukončit obchodní telefonát, snažte se shrnout danou konverzaci, abyste se ujistili, že si vzájemně rozumíte. Během hovoru se také snažte udržet zájem druhé strany. Udržujte vhodnou délku telefonátů. Nezapomeňte se příjemně rozloučit a osobně poděkovat.
- Etiketa hlasové schránky. Zpráva ve vaší hlasové schránce by měla znít profesionálně a být namluvena zřetelným hlasem. Při přehrávání zpráv z hlasové schránky si zapisujte všechny důležité informace, než je vymažete. Ujistěte se, že zatelefonujete všem, kteří zatelefonovali vám.
-kk-