Laviny e-mailových zpráv, které denně řada pracovníků obdrží, způsobují e-mailové přetížení. Stávají se z nich otroci e-mailu a tato závislost výrazně ovlivňuje produktivitu. Jedním z důvodů, proč e-mail vládne pracovnímu času je to, že je to často nejsnadnější úkon a dává falešný pocit pracovního uspokojení.
Několik způsobů, jak zvládat e-mailové přetížení:
- Akce. Řada lidí si projde zprávy, ale neudělají si čas na to, aby rozhodli, jak s nimi naloží. Dobré pravidlo je, že cokoliv, co můžete zvládnout do dvou minut byste neměli odkládat. Zprávy, které potřebují delší pozornost, můžete například přesunout do speciálních adresářů, které budou nazvány podle potřeby a urgence. Ještě lepší je zapsat nutné úkony vyplývající z e-mailů na zvláštní seznam.
- Nenechte se ovládnout. Rozhodně vypněte upozornění „máte novou zprávu“ a sami si určete pravidelnou dobu, kdy se budete příchozím zprávám věnovat. Zkuste také první hodinu v práci svou schránku ignorovat a věnovat se něčemu důležitějšímu.
- Snižte počet e-mailů. Jednoduchý způsob, jak řešit nával zpráv, je přispět k tomu, abyste jich dostávali co nejméně. Odhlašte se tam, kde to není nezbytné a snižte počet vámi odesílaných zpráv – využijete tak bumerangového efektu a sami byste měli dostávat stále méně e-mailů.
Více než 80 % profesionálů si myslí, že jejich kolegové zneužívají možnost „odpovědět všem“. Zamyslete se nad tím, než tuto možnost zvolíte.
Také pečlivě vyplňujte kolonku Předmět, pomůžete tak kolegům rychleji rozhodnout, jak s e-mailem naložit a případně ho rychle vyhledat.
- Využívejte nástroje. E-mailové nástroje dokáží například automaticky odfiltrovat zprávy s menší důležitostí do určené složky. Řada lidí netuší, že mohou přetáhnout zprávu z příchozí pošty do kalendáře nebo využít šablony v MS Outlooku pro různé přednastavené funkce, které snadno vloží často používaný text.
-av-