Multitasking, pojem vztahující se původně k počítačům, se v moderní době stal realitou každodenních pracovních dní. Problém je ale v tom, že u lidí příliš efektivně nefunguje. Když si ráno čistíte zuby, můžete zároveň přemýšlet o své dnešní agendě, jelikož čištění zubů nezabere příliš mozkové kapacity. Horší je to však již tehdy, když plníte naráz několik úkolů, které vyžadují kapacitu velkou.
V takových případech platí, že úkoly sice dokončíte, ale v delším čase a s horšími výsledky, než kdybyste je plnili odděleně. Čím vícekrát také začnete během dne něco dělat, tím více zažijete rozjížděcích momentů, které jsou neproduktivní.
V některých chvílích je multitasking nutný. Efektivnější, než řešit každou „akutní“ věc, je však rozdělit si den do časově ohraničených částí. Zbavíte se tak neustálého začínání a vracení k úkolům, když vás někdo něčím přeruší. Budete se moci lépe soustředit na konkrétní činnost a lépe ji také zvládat.
Jak to vypadá v praxi? Například víte, že musíte napsat zprávu, což vám trvá asi půl hodiny. Vyčleňte si proto v rámci své pracovní doby půlhodinu, kdy zavřete svou kancelář a nenecháte se rušit. Nezvedejte ani telefony, nereagujte na e-maily. Jen piště svou zprávu. Za krátko zjistíte, jak efektivní tento způsob rozvrhování času je.- Vymezujte si časové bloky pro specifické úkoly.
- Snižte čas, který trávíte opětovným začínáním téže práce.
- Nenechte se vyrušovat.
- Postupně prodlužujte své vymezené bloky a zvětšujte jejich počet.
- Uvědomte si ale, že vyrušování nikdy nelze eliminovat zcela.
-kk-