Vyjednávání je dovednost, na kterou potřebujeme určitou míru inteligence - být přiměřeně chytrý a hlavně musíme zvládat své emoce. Bez emoční a sociální inteligence se nám nepodaří správně vyhodnocovat a zvládat danou situaci. Je důležité vědět, že práci s emocemi a sebeovládání můžeme trénovat.
Na každé vyjednávání lze aplikovat takzvanou teorii her. Zjednodušeně jde o analýzu jakýchkoli konfliktních situací, kde je nutné učinit nějaké rozhodnutí. Cílem je najít tu nevhodnější strategii pro řešení daného problému.
Hlavními fázemi vyjednávání je důkladná příprava – informovanost, průzkuma budování pozic, hra nabídek a protinabídek a závěrečná dohoda (nedohoda). Ze své mnohaleté praxe mohu uvést základní pravidla pro úspěšné vyjednávání, která vycházejí právě z výše uvedených čtyř fází. Rád pracuji s termínem BATNA – (Best alternative to a negotiated agreement – nejlepší alternativa k vyjednané dohodě). Tento pojem by měl znát každý dobrý vyjednavač. Když znáte svůj „záložní“ plán, tedy druhou možnou dohodu, bude se vám snadněji jednat. A pokud se vám podařilo odhalit BATNU protistrany, jste v ještě lepší pozici, protože máte představu, co je pro ni přijatelné a co už ne.
Připravenost – Stanovte si svůj cíl, ujasněte si vyjednávací pozici a především se důkladně informujte na výchozí pozici protistrany. Kromě svých zájmů si určete také limity a zamyslete se nad případnými ústupky.
Respekt – Pokud projevíte respekt k protistraně, snadněji se domluvíte na bodech, kterých chcete během jednání dosáhnout.
Realita - Vycházejte z reality, neuvádějte nic nepodloženého. Shrňte si, co je důvodem jednání, nesnažte se používat formulace a skutečnosti, kterým druhá strana nemůže rozumět, komunikujte tak, aby bylo snadné souhlasit.
Pravidla hry určete vy – Aby byl váš mandát silný, hned na počátku jednání určete, podle jakých pravidel (smluv, předpisů), se bude jednat. Odvolávejte se na zájmy třetích osob, v jejichž prospěch chcete dohody dosáhnout. Příkladem je třeba předseda odborové organizace, který jedná za členy odborů – třetí stranu. Popřípadě jste manažer, který má za úkol jednat za ředitele společnosti, na kterého se můžete odvolávat: „Budu o vašem jednání informovat pana ředitele.“
Asi se nedohodneme – využijte lidské soutěživosti a naznačte, že se také vůbec nemusíte dohodnout. „Konkurenční páka vyjednávače je legitimním nástrojem,“ vysvětluje MUDr. Vratislav Kalenda.
Mluvit i mlčet – Věnujte „protihráči“ plnou pozornost. Pokud mluví, aktivně poslouchejte. Správné dotazy nejsou od věci, projevíte tak svůj zájem o názor druhé strany a navíc tak máte možnost zjistit potřebné informace a tím odhalíte jejich pozici dřív, než oni odhalí tu vaši. Ticho a tlak dané situace je velice silná vyjednávací pomůcka, která může u protistrany mnoho odhalit, stačí se pozorně dívat, sledovat jejich výrazy, gesta.
Extrém za extrém – Pakliže dostanete extrémní nabídku, reagujte na ni také extrémní protinabídkou. Ústupky si můžete zajistit radikálním požadavkem – ten však musí být reálný – ne nesplnitelný.
Smlouvání – Nehandrkujte se, ale nikdy se nevzdávejte, aniž byste za svůj ústupek na oplátku něco dostali. Je dobré začít s vyššími požadavky, než je reálná potřeba, abyste měli manévrovací prostor pro případné ústupky.
Blafování povoleno, lhaní nikoliv – Pokuste se neodhalit hned své karty, nechte si prostor pro manévry, ale vše musí být důvěryhodné, nikdy nelžete! Podle doktora Kalendy je blafování další páka, kterou lze při vyjednávání uplatnit, je to jistá manipulace s myslí. Můžete používat fráze typu „někde jsme slyšeli nebo četli, že…“, a tím blafujete. Pokud se však vámi vyřčená zkušenost dá dohledat a vyvrátit, už jde o lhaní a jste za hranicí etiky a vy okamžitě ztrácíte důvěru. Vždy pracujte s fakty a nikdy nepřekrucujte pravdu.
Konkurence – jestliže se zatím jednání neubírá dobrým směrem, další možností je zkusit „pohrozit“ konkurencí, tedy že daný problém vyřešíte s třetí stranou. „Pokud se nedohodneme, převedeme celou naši výrobu na jinou společnost.“ I zde platí pravidlo o lhaní. Pakliže si protistrana toto tvrzení má možnost ověřit a zjistí, že to není pravda, celé jednání to velmi zkomplikuje. Vy jako vyjednavač navždy ztratíte svou důvěryhodnost – reputaci.
Trpělivost – Netlačte zbytečně na pilu, aby byla dohoda co nejrychleji uzavřena. Dejte druhé straně čas, buďte trpěliví.
Hrozba - „Nebojte se varianty, že jednání uvízne na mrtvém bodě. Vaše věrohodná hrozba odchodem z jednání může být vaší nejsilnější pákou,“ podotýká V. Kalenda.
Slušnost – řiďte se zdravím selským rozumem, nekřičte, nebuďte agresivní a arogantní. I když se jednání neubírá správným směrem, není důvod se chovat neurvale. Takovým chováním většinou dosáhnete spíše opačného efektu a případná dohoda nebude možná.
Všechna shrnutá pravidla se zdají zřejmá a logická. Během jednání je však člověk pod velkým emočním tlakem, musí na problematiku reagovat v reálném čase a je velké mistrovství tyto zásady uplatnit. Proto patří můj velký obdiv všem vyjednavačům na jakékoli pozici.