Když už nic, tak aspoň jídlo zdarma

Podíváme-li se na porady očima osobních asistentů a asistentek vedoucích pracovníků, není to nic dvakrát příjemného. Asistent poradu připraví, naplánuje nebo zruší. Musí vybrat vhodný čas i místo, vyhovět časovému rozvrhu všech zúčastněných stran, telefonovat, rozesílat e-maily, potvrzovat a ověřovat si informace, kontrolovat, vytvářet agendu a tak pořád dokola. Otázkou však stále zůstává, zda je celá tato jeho snaha skutečně vždy zapotřebí. Když si totiž položíme otázku, zda každá porada má své opodstatnění, nelze odpovědět jinak, než že tomu tak není.

Mnoho lidí na poradách zapomíná, o čem vlastně porady jsou – o komunikaci. A komunikace je efektivní jen tehdy, je-li jasná a vztahuje-li se k určitému tématu. Současné studie jen potvrzují, že porady pravidelně trvají moc dlouho, nemají žádnou agendu a okrádají tak zaměstnance pouze o čas. Mezi největší odpůrce porad patří podle aktuálních výzkumů ženy, kterým též více vadí přerušování jednání hovory z mobilních telefonů, ťukání do kláves notebooků nebo tiché hvízdání nudících se účastníků.

Jestliže jsou ale porady tak zbytečné, nudné a neefektivní, proč se konají? Co je na nich dobrého? Autorka článku s mírnou nadsázkou vyzdvihuje přestávky na oběd, které jsou nedílnou součástí všech dlouhých porad. Většině manažerů podle ní porada nevadí, je-li její součástí občerstvení. Zároveň však dodává, že porada by se měla konat jen tehdy, jestliže k tomu existuje pádný důvod, vypracuje se agenda a zbytečně se neprodlužuje. Důležité je také nezvat na porady osoby, kterých se daný problém bytostně nedotýká. Stejně tak se vyplatí předem zkontrolovat stav technického vybavení, kterého bude při poradě potřeba. Zmíněné jídlo zdarma ovšem neuškodí nikdy.

**Datum vydání:** IV/2003