Až 350 prezentací je v průměru odhadem pronášeno každou sekundu každý den. To alespoň tvrdí studie od Harvard Business Review a neptejte se, jak se k tomuto číslu dopátrali. Prezentace se zkrátka staly součástí našeho (nejen) pracovního života…
Velmi zřídka přemýšlíme o tom, zda jsou prezentace tím nejlepším způsobem pro vyjádření našich myšlenek. Jednoduše je slepě vytváříme a přednášíme. Server Business Matters polemizoval nad jejich skutečným užitkem pro sdílení informací s dalšími lidmi.
Často trpíme představou, že bez podkladového materiálu prezentovaného na slidech se jednoduše neobejdeme. Domníváme se, že je to velmi efektivní způsob, jak ostatním vybrat z výkladu to podstatné, ale mnohokrát se stává, že ani s pomocí prezentace nejsme schopni docílit vytyčeného komunikačního cíle. Prezentace totiž nemusí být efektivní, jestliže není přednesena v tom správném kontextu…
Co s tím? Forma pro vás není tak důležitá jako výsledný efekt a zvláště, když se jedná o důležité obchodní jednání. Zeptejte se sami sebe. Jaký přesný účel by měl mít váš výstup před publikem? Informovat? Pobavit? Přesvědčit? Je vaším cílem spíše získat více informací, vést diskuzi nebo docílit společného konsenzu, abyste mohli přejít k další etapě vyjednávání?
Obecně se dá říci, že pokud potřebujete ke sdílení vašich myšlenek spíše interakci s publikem, měli byste spíše zvolit diskuzní formát namísto prezentace. V takovém případě je pro zachování maximálního efektu vašeho sdělení vhodné publikum nejprve připravit a vybavit předem všemi podstatnými informacemi, aby znalo podstatný kontext a mohlo promptně reagovat. Pokud tento krok přeskočíte, plýtváte drahocenným časem vyhrazeným pro meeting kvůli snaze vysvětlit význam setkání na jeho začátku. Připravte tedy předem vizuální podklad a distribuujte jej tištěný ještě před začátkem jednání.
Ano, máte pravdu. Je to známá praxe. Velmi často jsou však tyto předem šířené materiály příliš neprůhledné a bez výkladu mluvčího, který by dekódoval přesný význam všech uvedených odrážek, nejsou plně užitečné. Na nějaké luštění textu nikdo nemá čas a vaše myšlenky by se mohly ztratit v překladu. Raději předem distribuujte dokument, který je určen ke čtení, ne k prezentaci, a obsahuje vše podstatné k pochopení všech souvislostí.
Abychom výhody vizuální prezentace přeci jen trochu vyzdvihli, je dobré poukázat na některé studie. Ty totiž dokazují, že kombinace vizuálního materiálu s textovým pomáhá lidem lépe pochopit a zachovat koncept. Haig Kouyoumdjian, klinický psycholog a spisovatel, navíc tvrdí, že náš mozek je převážně nastaven na obrazové vnímání a tedy, že velká část našeho smyslového vnímání je věnována zraku a vjemu obrazů, nikoliv textů. Část mozku určená ke zpracování slov je navíc ve skutečnosti poměrně malá ve srovnání s velikostí mozku pro pro zpracování vizuálů.
Takže prezentace ano, pokud vám stačí méně interakce s publikem. Pokud navíc využíváte obrazový materiál, pak ponechte dostatečný prostor pro zachování kontextu. Vaše prezentace by měla být výmluvná i bez vašeho komentáře.
-bn-