O tom, že současný vývoj a dostupnost informačních technologií, internetu, chytrých telefonů a dalších dnes už běžných systémů a zařízení může pomoci naší pracovní efektivitě a výkonnosti, bylo již popsáno mnohé. Počítače a jiná zařízení připojená na internet nám při práci určitě pomáhají, jelikož díky nim můžeme být online vždy a všude.
Tento trend však má i své nevýhody. Jeden příklad za všechny – během několika málo let postupně zmizely bariéry a pravidla o tom, že pracovní hovory je vhodné uskutečňovat pouze v určitém rozpětí hodin během dne a ne kdykoliv včetně víkendů, dovolených a svátků. Zkrátka se tak nějak předpokládá, že ten na druhé straně je stále k dispozici a online za všech okolností.
Nejsem rozhodně milovník starých časů, psacích strojů či počítačů bez přístupu na internet a telefonních automatů na mince, ale i v této oblasti beze zbytku platí, že moderních technika je dobrý sluha, ale zlý pán.
Jak z toho ven?
Pracovní efektivita a výkonnost není to, že chodíme do práce a jsme tam určitý počet hodin, mnohdy více než máme ve skutečnosti být. Pracovní efektivita je to, co zvládneme za ten čas vykonat.
Stačí se zamyslet nad tím, kolik času strávíme denně například na internetových stránkách, které nemají vazbu na pracovní úkoly. Kolik času strávíme na sociálních sítích pod jakoukoliv záminkou. Jedna z nejčastějších výmluv je, že se chceme od práce odreagovat, být v kontaktu s kamarády alespoň takto, když už na ně kvůli práci nemáme čas jindy.
Dnes je již ve firmách běžným postupem regulace přístupu k internetu, konkrétně hlavně k Facebooku či Youtube. Cíl je jasný – zamezit zaměstnancům rozptylovat se, a posílit tak jejich produktivitu. Je však k zamyšlení, zda toto opatření skutečně vede ke zvýšení produktivity. Chyba v nízké pracovní efektivitě totiž není jen na konkrétních zaměstnancích, jak by bylo velmi jednoduché říci, ale také na jejich nadřízených a celkovém klimatu ve firmě či organizaci.
Účinným prostředkem, jak bojovat za vyšší pracovní výkon tam, kde je hlavním pracovním nástrojem počítač a internet, je vzdělávání a změna přístupu. Je důležité, aby zaměstnancům bylo jasné, že odskok na sociální sítě či jiné stránky je připraví o drahocenný čas. Rovněž je podstatné pochopit, že pak trvá i několik minut, než se opět vrátí k plné výkonnosti a naváží na předchozí myšlenku. A pokud toto udělá jednotlivec několikrát denně (v některých případech i více než desetkrát za den), je výsledná efektivita práce minimální.
A přitom stačí tak málo
Hlavní je stanovit si priority a pořadí úkolů a ty následně plnit. Nerozptylovat se možnostmi a nabídkou internetových stránek, sociálních sítí či chytrých telefonů. Nebo například kontrolovat elektronickou poštu „jen“ dvakrát denně a ne pořád, neboť pokud není potřeba kontrolovat e-maily neustále, je to jen další silné „rozptylovadlo“.
Ze své zkušenosti vím, že faktorů, které snižují výkonnost, je mnoho. Nejdůležitější je si je definovat a nejtěžší je se jich vyvarovat. Cílem je omezit nebo ještě lépe úplně vytěsnit činnosti, které nás při práci rozptylují a odvádí naší pozornost od práce samotné, protože pak nestíháme a dostáváme se pod stále větší tlak svůj i nadřízených. Nicméně dobrou zprávou na závěr je, že pokud budeme chtít a budeme důslední, dostane se počítač a jeho využívání opět pod kontrolu a bude dobrým sluhou pro efektivní a přínosnou práci.