Když vedete telekonferenci, měli byste využívat možnosti distribuovat mezi účastníky agendu a doprovodné materiály. Měli byste být specifičtí ohledně časového rozvrhu a drobné technické problémy by vás neměly rozházet. Toto jsou ty nejdůležitější tipy, které doporučuje server Open Forum.
Doprovodné dokumenty a agenda
Když rozdáte účastníkům tyto materiály, budou více nuceni držet se tématu a neodbíhat od něho. Také získají lepší představu o tom, kterému tématu bude věnováno kolik času. Nezapomeňte zdůraznit, že s těmito materiály se všichni musí seznámit ještě před tím, než samotný hovor začne. A když jde o čas, buďte puntičkářští. Čas začátku hovoru můžete stanovit na 13:00 s tím, že diskuze začne v 13:05, což vám dá dostatek času na uvítání účastníků a také před začátkem samotného pracovního jednání stihnete i trochu té malé, společenské konverzace.
Stanovte pravidla
Nejprve se pozdravíte, to je jasné. Vzápětí však musí následovat stanovení pravidel a určení cíle, kvůli kterému se celý hovor odehrává. Aby byl hovor co nejefektivnější, neměl by jeden účastník přerušovat druhého. Každý by měl se svými komentáři vyčkat až na konec daného tématu.
Technické problémy
Menší technické těžkosti je nejlepší řešit tak, že si jich prostě nebudete všímat. Nenechte se rušit zvuky lidí připojujících se nebo naopak vypadávajících z vašeho konferenčního hovoru. Pouze pokud se chcete ubezpečit o tom, že někdo konkrétní právě slyší to, co říkáte, můžete se ho přímo zeptat a ujistit se, že zrovna nevypadl. Když vy nebo někdo jiný řešíte nějakou technickou potíž, měli byste předat slovo někomu jinému, aby hovor pokračoval a ostatní nemuseli čekat.
Hodina je někdy příliš
Když je na rozvrhu málo bodů, můžete uspořádat konferenční hovor klidně jen 15 nebo 30 minut dlouhý. To opět tlačí účastníky k tomu, aby mluvili k věci.
Multitasking může škodit
Nějaká práce bokem se dá snést, když nejste jeden z hlavních mluvčích. V takovém případě se ale ujistěte o tom, že nikdo neuslyší zvuky vaší klávesnice. Pokud vám kvůli vaší snaze stíhat více věcí zároveň unikne nějaký důležitý detail nebo otázka, mějte po ruce nějakou šikovnou výmluvu – třeba že jste si právě hledali něco, co se týká právě probíraného tématu.
-jk-