Komunikační dovednosti nejsou jen jedním ze základních předpokladů úspěchu v zaměstnání, ale i dobrých vztahů na pracovišti. Každý zaměstnanec musí denně komunikovat verbálně či neverbálně prostřednictvím osobních rozhovorů, telefonátů, e-mailů, dopisů a dalších kanálů se svými kolegy, nařízenými nebo zákazníky. Někteří se s komunikačními schopnostmi již narodili, ostatní se jim však mohou také naučit. Efektivní komunikace má svá pravidla, přičemž každý druh komunikace má své vlastní zákonitosti.
- Osobní rozhovor. Výhody osobní komunikace zahrnují oboustrannou výměnu informací, možnost okamžitě reagovat na otázky, vysvětlit nedorozumění a získat zpětnou vazbu. Také lze získat více informací z neverbálních projevů. Při osobním rozhovoru je třeba věnovat člověku, s nímž hovoříme, plnou pozornost a aktivně mu naslouchat. Důležité je také projevit zájem o podávané informace a odpovídat upřímně, srozumitelně a přímo. Naopak je třeba vyhnout se vlastnímu monologu, nepřerušovat osobní rozhovor telefonickými hovory, nečekat příliš dlouho na zpětnou vazbu a nejednat s druhým jako s nedospělým a neinteligentním člověkem.
- Korespondence. Písemná komunikace nastupuje tehdy, pokud je nevhodné nebo nemožné se sejít osobně. Její výhodou je vytváření permanentního záznamu a možnost uchování informací do budoucnosti. Často však působí příliš formálně a neosobně a může docházet i k nedorozuměním. Pamatujte, že příjemce si vaši zprávu nemusí přečíst hned. Naopak mu zajistěte dostatek času na odpověď. Buďte struční a pozorně si dokument po sobě přečtěte, abyste odstranili chyby. Vyhněte se písemnému projevu, pokud víte, že vám působí problémy nebo když je daná informace citlivá na čas a byl by vhodnější osobní či telefonický kontakt.
- E-mailová komunikace. V profesionálním styku dnes tato metoda komunikace převládá. Je rychlá, pružná, spolehlivá a také levná. Výhodou je, že e-maily lze odesílat i přijímat prakticky kdykoli, lze je také ukládat a archivovat. Kvůli své rychlosti a dostupnosti však často sklouzává do neformálnosti nebo strohosti, což může obchodním kontaktům uškodit.Může také dojít k nedorozumění. Pracovní e-mail by měl být stručný a jasný. Důležité je osobní oslovení, správné formulování předmětu a uvedení kontaktních informací. Na oficiální e-maily je třeba vždy odpovídat. Zachovejte přátelský tón a dávejte pozor, aby to, co napíšete, nepůsobilo hrubě. Nepoužívejte velká písmena.
- Telefonování. Telefonická komunikace je součástí každodenního života. Každý si proto myslí, že telefonovat umí. Zejména v pracovním styku má však telefonování určitá pravidla. Mějte na paměti, že reprezentujete firmu. Vždy se představte, ať už hovor přijímáte, nebo iniciujete. Měli byste znít mile a důvěryhodně. Také je důležité dodržovat zásadu, že při přerušení spojení telefonuje zpět ten, kdo volal předtím. Neodbíhejte od telefonu, raději zavolejte zpět později, až budete mít potřebné informace. Pokud chcete, aby dotyčný zavolal později, sdělte mu přesnější údaj. Při hovoru by měl být klid, proto nejezte, nevytvářejte žádné nežádoucí zvuky ani nevolejte z místnosti, kde je hluk. Nekřičte ani nešeptejte. Zvažte také využití telefonního záznamníku namísto zapisovatele, který může vzkazy volajících zkreslit. Na záznamník nahrajte zprávu, která bude obsahovat pozdrav, vaše jméno a informaci, že momentálně nejste dostupní, ale volající může zanechat vzkaz.
-kk-