Jak přežít e-mail

Spolu s postavením ve firmě roste i počet e-mailů, které je třeba vyřizovat. Neefektivní vyřizování elektronické pošty přitom stojí čas i peníze. Manažeři by si proto měli v této souvislosti osvojit základní postupy efektivního jednání a jít příkladem svým podřízeným. Článek popisuje některé zásady, kterých je vhodné se držet.

- Předmět zprávy formulujte tak, aby sumarizoval, nikoli popisoval její obsah.
- Na začátku zprávy vyjádřete plný kontext sdělení.
- Pokud posíláte kopii zprávy více lidem, uveďte, proč je důležitá pro každého z nich.
- Namísto slepých kopií posílejte raději samostatné zprávy.
- Jasně formulujte, co očekáváte.
- Každému tématu věnujte samostatný e-mail. Pokud jde však o řešení více problémů s jednou osobou, není třeba psát o každém z nich zvláštní zprávu.
- Přeposlané zprávy editujte.
- E-mail by neměl přesahovat délku jedné strany.
- Uvědomte si, jaký způsob kontaktování jednotliví lidé preferují a jak rychle odpovídají.
- Svou poštu kontrolujte každý den v hodinu, kterou si přesně určíte.
- Při velkém počtu zpráv používejte papír pro jejich rozčlenění, než začnete odpovídat.
- Školte zaměstnance, aby při elektronické komunikaci byli relevantní.
- Nepůjde-li to, zpoplatněte zasílání e-mailů na vaši adresu.
- Odpovídejte stručně a jasně.
- Využívejte možnosti e-mailových klientů napsat odpověď na zprávu v předstihu a odeslat ji až později.
- Nestávejte se otroky e-mailu. Jestliže je něco skutečně důležité, bude vám to oznámeno telefonicky nebo osobně.

-kk-