Chtěli byste odcházet z kanceláře včas, ale nemůžete, protože ještě nejste hotovi. Je vám tato situace dobře známá? Pak byste se měli naučit lépe řídit svůj čas.
Omezte rušivé věci
Máte-li problém s notorickým odkládáním úkolů, začněte tím, že si na budíku či mobilu nastavíte zvukové upozornění po 15 minutách. Veškerou svou snahu pak upněte na to, abyste v těchto 15 minutách řešili jen daný úkol. Žádný Facebook, žádný mail a žádná další vyrušení. Trénujte patnáctiminutovky a brzy si na to zvyknete. A když už byla řeč o emailu – prohlížejte jej jen jednou nebo dvakrát denně. Držte se při tom pravidla každou zprávu buď zpracovat ihned, uložit do tematické složky pro pozdější zpracování, nebo smazat.
Dále si udržujte čistý stůl. Zní to jako klišé, ale těch pár minut, které každý den věnujete úklidu svého stolu, se vám vyplatí. Naučíte se organizovat své papíry a navíc to naučíte i ostatní. Vyčleňte si prostor, kam mají všichni, kteří vám přinášejí něco na stůl, dokumenty vložit. Vy je pak třiďte papíry do tří „košů“ - 1) ke zpracování, 2) k delegování a 3) k vyhození.
Omezte rušivé lidi
Chcete-li toho více udělat, nenechte se rušit ani ostatními lidmi na pracovišti. Jasně specifikujte, kdy nechcete být rušeni. Pokud máte dveře, zavřete je. Pokud ne, pomozte si například barevnými lepicími papírky. Každý, kdo uvidí červenou na vaší židli pak bude vědět, že nemá rušit. Když nalepíte zelenou, budete signalizovat, že jste k dispozici. Naučte se také říkat ne. Pokud jste hodně vytížení a nejde o prioritu, poděkujte za nabídku a vysvětlete, proč ji nemůžete přijmout.
Omezte neplánované činnosti
Soustřeďte se vždy jen na jednu věc najednou. Předem si plánujte, co musíte udělat v následujících dnech a pracujte na prioritách. Než začnete s plněním úkolu, nejprve se zamyslete, jaké konkrétní kroky to bude vyžadovat a sepište si jejich posloupnost. Pak vám to půjde rychleji. Úkoly, které nemusíte nutně plnit sami, delegujte.
-kk-