Způsob, jímž vedoucí porady dokáže poradu zahájit, ukazuje, jak efektivní a produktivní bude zbytek porady. Stejně jako v případě prvního dojmu je totiž prakticky nemožné zbavit se negativního dopadu špatného zahájení porady. Proto je třeba, aby manažeři svými slovy i činy dali najevo, že porada bude produktivní pro všechny zúčastněné. Jak na to?
- Začněte včas. Projevíte tím respekt k účastníkům. Pokud byste naopak čekali na opozdilce, bude tím trestat ty, kteří přišli včas. Odsunutí začátku porady pak vede k nižší produktivitě účastníků.
- Nenechte opozdilce rušit ostatní. Pozdě příchozí většinou hlučně hýbají židlemi, prohodí nějaký vtip a ptají se ostatních, co se doposud na poradě dělo. Jak se tomu vyhnout? Někteří manažeři zamykají dveře. Ani to však nezabrání opozdilcům, aby klepali a rušili poradu. Navíc mohou pro svůj pozdní příchod mít i vážný důvod. Vaším cílem by proto mělo být vyřešit pozdní příchody s respektem a rychle. Řekněte například: „Dobrý den. Kolegyně právě podává zprávu o rozpočtu. Jelikož jsem slíbil skončit do 10:30, necháváme si veškeré komentáře otázky až po prezentacích."
- Opozdí-li se klíčoví hráči, poradu upravte nebo odložte. Můžete si vybrat mezi úpravou agendy a odložením porady na později. Důležité však je něco udělat, nikoli jen čekat, zda se dotyční dostaví.
- Určete produktivní agendu. Produktivní tón celé porady nastavíte tím, když představíte agendu. Stručně zmiňte cíl porady, její formát a délku.
-kk-