Některé firmy zcela opustily celou myšlenku konání pravidelných porad a pořádají je už pouze čistě účelně s cílem vyřešit konkrétní problém. Mnoho společností však stále nachází smysl v jejich organizaci. Právě pro ně server Fast Company připravil několik užitečných tipů, jak tato pravidelná setkání udělat ještě efektivnější bez toho, aby zúčastnění odcházeli nakonec s pocitem, že jen plýtvali svým časem.
1. Dokončete práci, ne rozvrh
Když už se bavíme o čase, meetingy prostě a jednoduše netrvají 15, 30 nebo 60 minut. Pokud diskuze nad důležitým tématem zabere 5 minut anebo 75, je důležitý hlavně výsledek, ne samotný čas. Jestliže se k tématu vrátíte další den nebo až týden, ztratíte další drahocenné minuty na rekapitulaci toho, na čem jste se již minule shodli.
2. Utište křiklouny
Jakmile se lidé setkají na schůzi za účelem vymyslet klíčové řešení určité situace nebo problému, často mají tendenci sdílet své rozdílné názory o to hlasitěji. Nastalý chaos nepomůže nikomu a řešení se hledá složitě. Abyste zabránili takovému rozptýlení raději než brainstorming, vyzkoušejte brainwriting.
3. Seďte v kruhu
Lidé sedící okolo kulatých stolů jsou mnohem více skupinově orientovaní než lidé, kteří sedí na jednání u klasických hranatých stolů, kde místo v čele má samo o sobě vůdčí charakter.
4. Jsou přítomni všichni důležití?
Ujistěte se, že v místnosti sedí vždy kompetentní osoba s pravomocí rozhodovat nad výsledkem, který diskutujete. Díky tomu se následné aktivity dostanou rychleji do pohybu a stanovené plány budou hotové efektivněji.
5. Přeměňte program na dotazy
Rychlá rozhodnutí závisí na přístupu, s jakým se postavíte k jejich řešení. Zamyslete se nad programovými body, které chcete projednat na meetingu. Nepište: prodiskutovat harmonogram projektu. Zkuste raději: Kdy bude tato aktivita dokončena?
6. Oddělujte témata
Máte-li v plánu diskutovat více nezávislých témat, vždy dbejte na to, abyste mezi jednotlivými přechody mezi tématy nechali každého zájemce vyslovit svou myšlenku. V opačném případě vám hrozí, že budete ty samé dotazy muset řešit o patnáct, dvacet minut později, což zhoršuje schopnost účastníků přepínat mezi jednotlivými tématy a jejich pozornost.
7. „Nikdy neobjednejte více než dvě pizzy.“
Alespoň to tvrdí Jeff Bezos, zakladatel obchodního portálu Amazon.com. Nadneseně to znamená, pokud je v místnosti více lidí, než kolik by se najedlo ze dvou pizz, je to příliš. Kolik pizz by nasytilo vaše kolegy na meetingu?
-bn-