E-mail je jednou z největších výhod současné firemní komunikace. Na druhou stranu je ale tak trochu prokletím. Zatímco existuje celá řada věcí, které problémy okolo e-mailu způsobují, jeden je výrazně převyšuje: selhání na straně odesílatele v otázce zvážení, zda je obsah e-mailu soukromý – pouze pro oči adresáta – nebo veřejný.
Zde je několik příkladů:
- Nadřízený pošle e-mail se stížností na výkon zaměstnance, nebo ještě hůře s výpovědí.
- Pracovník pošle e-mail, kde si stěžuje na svého nadřízeného kolegovi, který e-mail rozešle celé kanceláři včetně nadřízeného.
- Odesílatel, který začne nadepisovat e-mailovou adresu kvůli shodě prvních písmen zamění adresáta a sdělí citlivou informaci klientovi.
To jsou příklady, kdy odesílatel zapomene na základní pravidlo e-mailové etikety: Pokud to, co chcete sdělit, je soukromé, pak tuto informaci neposílejte e-mailem a ani jako SMS zprávu. Lépe je také neprobírat citlivé záležitosti po telefonu, když se okolo pohybují kolegové.
Jak se vyhnout chybě
Neodesílejte zprávu ihned, jak ji dopíšete. Přečtěte si znovu obsah svého e-mailu alespoň pět minut po jeho napsání a položte si otázku, zda by obsah vaší zprávy mohl vidět ještě někdo mimo osobu, které jej chcete doručit. Pokud váháte s odpovědí, raději zprávu neodesílejte.
-av-