Každému se stalo, že při práci na určitém projektu najednou zjistil, že nemá vše, co potřebuje, a tak v rychlosti odeslal e-mail s žádostí o příslušné informace jen proto, aby mu odpověď na jeho zprávu stejně nepřinesla uspokojivé vysvětlení. Takové situaci se dá vyhnout, když svůj e-mail napíšete efektivněji. Příjemce by měl hlavně vědět, co po něm chcete. Má splnit nějaký úkol? Má si vaši zprávu je přečíst? Má vám odpovídat? Když do zprávy jasně napíšete, co očekáváte, výrazně tím snížíte možnost nedorozumění.
Přiložte vše potřebné a zdůrazněte, jde-li o více témat
Než zbrkle odešlete svůj e-mail, ujistěte se, že jste napsali vše potřebné a přiložili přílohy. Zprávu opatřete silným titulkem, který bude obsahovat název projektu, shrnutí očekávaných kroků a požadovaný termín. Odpovědné osoby si pak vaší zprávy všimnou daleko lépe, než kdybyste použili vágní předmět jako například: „Dotaz k projektu“.
Pokud se váš e-mail týká více témat a úkolů, riskujete, že si příjemce po splnění jednoho úkolu dalších již nevšimne a zprávu smaže jako vyřízenou. Raději napište hned do předmětu zprávy, že se jedná o více věcí, nebo použijte pro každý úkol zprávu samostatnou.
-kk-