Dobrá porada začíná na konci

Odcházejí vaši lidé z porad se slovy: „Výborná schůze, už se moc těším na další!“? Pokud ano, nelze vám než gratulovat. Porady nemusí být vždy efektivní nebo zábavné. Pomocí několika malých změn ve strategii je však možné přeměnit je ve smysluplná setkání, na kterých budou lidé tvrdě pracovat a vytvářet výsledky, aby mohli odcházet spokojení a s pocitem úspěchu.

Před samotnou poradou je třeba určit, jaký výsledek se od ní očekává. Jde tedy o to, zda se účastníci mají něco nového naučit, sdílet informace, provést rozhodnutí nebo nějaké opatření, bavit se apod. Porady pak dělíme na informativní, potvrzovací, plánovací, rozhodovací, zaměstnanecké konference, hodnotící, školicí a oslavovací. Klíčem k úspěšné poradě nezávisle na typu a počtu úkolů, kterým je třeba se věnovat, je ale její vedoucí.

Úspěšné porady dělíme do několika částí. Některé dílčí úkoly jsou čistě administrativní povahy a lze je delegovat, úspěšné provedení však zaručí účelné využití času, energie a pozornost zúčastněných osob.

- Plánování. Vytvořte agendu a zveřejněte pozvánku na poradu. Doručte agendu účastníkům. Proveďte logistická opatření.
- Zahájení. Předestřete tón a atmosféru porady.
- Soustředění. Veďte poradu zamýšleným směrem.
- Uvolnění. Zahrňte účastníky do diskuse, podporujte je, řešte konflikty a řiďte rozdíly.
- Ukončení. Ujistěte se o spokojenosti účastníků s výsledky a o tom, zda jsou následující kroky jasné.
- Následné dokumenty. Vypracujte zápis z porady, shrnutí akčních plánů, připomínek apod.

-kk-