Každý projekt naráží na různé problémy, které mohou být okrajové, ale také zásadní a vést až k neúspěchu celého projektu. Chceme-li problémům předcházet, měli bychom znát nejčastější problémy, které nás mohou potkat a připravit se na ně. Většině z nich lze předejít s ostražitostí, dobrým plánováním a jasnou komunikací.
Typickým problémem je například výběr nezkušeného projektového manažera. Má-li manažer uspět, musí umět sestavovat projektové plány, vést schůze věnované pokrokům v projektech, řídit rizika a jednat se všemi zúčastněnými stranami. Chcete-li dát řízení projektu na starosti některému z vašich juniorních manažerů, nejprve by měl alespoň stínovat zkušené projektové manažery. Stejně tak ostatní členy projektového týmu je třeba vybírat podle jejich zkušeností a dovedností, nikoli podle toho, kdo je zrovna k dispozici. Následující desatero zbytečných chyb v projektovém řízení sestavil web Project Smart.
1. Špatný začátek projektu
Každý projekt by měl začínat úvodní schůzkou, na které budou shrnuty cíle projektu, důležité termíny a všichni členové týmu si ujasní své úkoly. Nepředpokládejte, že všichni všechno vědí.
2. Nejasné požadavky
Seznam požadavků, které má splnit váš projekt, musí vycházet z potřeb zákazníka. Ujistěte se, že těmto potřebám dobře rozumíte. Seznam vytvářejte společně a zajistěte, aby jej podepsaly všechny zúčastněné strany.
3. Chybějící měřítka
Mnohem častěji než kvůli špatnému plánování nebo nedostatečným dovednostem selhávají projekty v důsledku nejasné představy o cílech a způsobech měření úspěchů. Cíl vašeho projektu by měl být proveditelný, srozumitelný, řiditelný a přínosný. Na způsobech měření se opět domluvte se zákazníkem.
4. Nereálná představa o čase a rozpočtu
Váš časový a finanční plán musí vycházet z podrobného průzkumu a srovnání s obdobnými projekty. Čísla nikdy není možné sypat z rukávu.
5. Špatná komunikace
Manažer projektu musí komunikovat se svým týmem i se zákazníkem a dalšími zapojenými stranami. Ti všichni potřebují vědět, jak se projekt vyvíjí, co se změnilo, jaká jsou aktuální rizika. Nedostatek komunikace nelze nijak omluvit.
6. Nejasný rozsah projektu
Rozsah projektu není možné definovat až v průběhu realizace. Vždy se na něm dohodněte předem. Dále se dohodněte na závazném postupu pro případné rozšiřování projektu.
7. Opomíjení týmu
Projektový manažer by měl naslouchat připomínkám a návrhům členů svého týmu. Pokud si myslíte, že víte všechno nejlépe, zkuste se zamyslet ještě jednou.
8. Mikromanagement
Druhým extrémem ve vztahu k členům projektového týmu je sledování každého jejich kroku. Mikromanagement vás připraví o důvěru a motivaci vašich lidí.
9. Přílišné spoléhání na techniku
Software určený pro řízení projektů je velmi užitečný, ale pouze jako nástroj, který sám o sobě nedokáže řešit problémy. Problémy vždy řeší lidé, software může pomáhat.
10. Chybějící proces
Nejlepší proces je jednoduchý a zahrnuje jasné kroky, které je třeba udělat. Všichni vaši lidé by proto měli vědět, co a kdy je třeba udělat.
-kk-