Dá se předcházet nedorozumnění?

Komunikace může snadno zvýšit nebo naopak zlomit účinnost organizace. Kolikrát jste vy nebo ostatní neporozumněli ústnímu či písemnému sdělení? City mohou být zraněny, produkty mohou být nesprávně objednány, vyrobeny nebo úplně zrušeny, a to vše omylem. Pokud chcete snížit možnost nedorozumnění, sledujte tyto čtyři kroky:
1. Vážně uvažujte o tom, komu potřebujete poslat vzkaz. Ujistěte se, že jste nezapomněli na nikoho důležitého. Vynechte ty, kteří namají právo veta, nepotřebují být informováni, nemají za danou věc odpovědnost nebo nemají k informaci přístup.
2. Rozmyslete si, zda vzkaz poslat ústně nebo písemně. Ústní vzkazy mohou být snadno špatně interpretovány, v takovém případě se neptejte, jestli vám dotyčný rozumněl, ale chtějte po něm, aby zopakoval vlastními slovy, co slyšel.
3. K ústnímu vzazu připojte písemné sdělení.
4. Nakonec rozhodněte, kdo má komunikovat s kým. Cílem je kombinace jednoduchosti a účelnosti. Jde veškerá komunikace přes vaši kancelář, než je odeslána, odsouhlasena nebo zcenzurována? Kdo komunikuje vně organizace? Lidé s veřejnými nebo státními vztahy? Manažeři nebo jednotliví zaměstnanci? Kdo komunikuje nebo schvaluje komunikaci s ostatními manažery, odděleními nebo stranami? Pokud jde veškerá komunikace přes vás, máte sice přímou a kompletní kontrolu informací, ale zabírá to mnoho času a je to velmi byrokratické. Zvažte tedy rizika, než se rozhodnete, jak zacházet s informacemi.
-ba-