O vedení meetingů se jistě nemusíme mnoho rozepisovat. Jistě jste už nějaké to jednání vedli. Možná se vám také přihodilo, že se porada najednou z ničeho nic vymkla kontrole a připomínala spíše chaos. Jak byste se s tím vy, jako manažer, měl vypořádat, řešil server The Daily Muse.
Dostat chaos pod kontrolu je snáze řečeno než vykonáno. S trochou chytrého plánování a strategií to však lze. Zde je pár rad:
1. Seznamte účastníky s agendou
Jasné jako facka. Nejprve si jasně stanovte cíl, kterého máte společně na meetingu dosáhnout. Poté připravte konkrétní program s nejdůležitějšími body k diskuzi. Ideálně jej zašlete s předstihem všem účastníkům a na začátku porady je ještě jednou připomeňte (promítněte na slidu nebo rozdejte podklady).
2. Naplánujte čas
Uvědomte si, kdo budou účastníci porady. Kolik osob přijde? Znají se navzájem? Co odvádí obvykle jejich pozornost jinam? Pokud například tušíte, že se účastníci budou chtít před začátkem schůze zapojit do osobních hovorů, naplánujte poradu o patnáct minut dříve.
3. Uzpůsobte prostředí k maximálnímu soustředění
Pokuste se maximálně usnadnit účastníkům soustředění se na vaši prezentaci. Nalezněte prostory chráněné před vnějším hlukem a bez vizuálního rozptylování (například obrazovka s cyklickým videozáznamem, materiály na stole). Před začátkem požádejte účastníky o ztišení telefonů a vypnutí notebooků a seznamte je s předpokládanou délkou porady. Taktně je tímto vyzvěte k maximálnímu soustředění po danou dobu.
4. Materiály před nebo v průběhu porady?
Pokud máte nějaké dodatečné materiály, vyplatí se je rozdávat průběžně ke každému tématu, které zrovna probíráte. Některým se tento krok může zdát rušivým prvkem, avšak ne více než záplava materiálů na začátku schůze, kterou se pak účastník probírá a ztrácí pozornost věnovanou aktuálnímu tématu.
Pomoc, stále situaci nemám pod kontrolou!
Je jasné, že i když perfektně naplánujete agendu i fyzické prostředí meetingu, může se program stále vymknout vaší kontrole. Naučte se tedy účinně přesměrovat hovor tam, kde jej chcete mít.
Jestliže tedy někdo skrze vaši otázku zavede konverzaci na jiné téma, oceňte přínos, avšak upozorněte, že k tomuto tématu se vrátíte v závěru. Jestliže si však tato nebo i jiná problematika zaslouží více pozornosti a času, vytvořte si bokem seznam témat, která se stanou námětem dalšího jednání.
Dostanete-li se do časové tísně a téma diskuze se stále neblíží svému závěru, upozorněte, že máte posledních X minut do konce, které je třeba věnovat dořešení zbývajících otázek.
Závěrem
Na konci každé porady nezapomeňte samozřejmě stručně shrnout řešení a závěry, ke kterým jste dospěli i další kroky, které je třeba podniknout a kdo se bude dalším úkolům věnovat. K takovému shrnutí nepotřebujete více než 1-2 minuty. Poděkujte všem za přínos a máte za sebou další úspěšně zvládnutý meeting. Gratulujeme!
-bn-