Úspěch strategického plánování závisí na mnoha faktorech. Jedním z nich je efektivní řízení porad. Studie a statistiky potvrzují, že mnoho porad se stále organizuje neefektivně a zabírá více času, než by bylo ke splnění potřebných úkolů nutné. Účastníci porad pak propadají frustraci či nezájmu a chovají se popudlivě, jakmile mají jen pomyslet na to, že by se měli účastnit nějaké další porady. Objevují se dokonce úvahy o úplném zrušení porad. Skutečnost je však taková, že porady jsou v dnešním obchodním prostředí nezbytné. Nejlépe proto firmy udělají, když poskytnou zaměstnancům školení v oblasti organizace porad. Školení by mělo zahrnovat:
- jak vytvořit efektivní agendu,
- jak vést zápisy z porad,
- jak plnit vůdcovské role a odpovědnosti,
- jak zacházet s problematickými účastníky,
- jak řešit týmové odpovědnosti.
Specifická agenda je základem každé porady. Měla by obsahovat body prioritního zájmu a vymezovat, kdo je zodpovědný za každý bod. Je třeba také specifikovat, co si mají účastníci připravit a jaký čas se bude čemu věnovat. Do rukou účastníků by se agenda měla dostat nejméně tři dny před konáním porady. Pokud jde o zápisy z porad, doba, kdy jediný výstupní text psala sekretářka, už skončila. Daleko efektivnější bude, když si poznámky budou dělat účastníci sami, protože pro každého může být důležité něco jiného než pro ostatní. Poradu by měl řídit vedoucí představitel týmu, který se dokáže vypořádat s problematickými účastníky.
-kk-