Nemusíte být matematičtí géniové, abyste si dokázali spočítat, jak draho vyjdou nekonečné porady. Jistě jste již seděli na poradě například hned po obědě, kdy je vaše tělo unavené trávením a nejraději by spalo. Možná vás v bdělém stavu udržovalo jen pozorování kolegy, který již usnul. Podobné to může být i s konferenčními hovory, které nabádají k tomu, abyste při nich dělali něco zcela jiného, jelikož vás ostatní nevidí.
Zapamatujte si první pravidlo porad: Mělo by vám být zřejmé, kdy poradu nesvolávat. Čím menší poradu pak svoláte, tím méně náročné to bude pro účastníky.
- Nevěnujte se jen diskusi. Produktivní porady závisí na jasně definovaných cílech, na kterých mohou lidé pracovat a vzhledem k nimž mohou měřit svůj úspěch.
- Neodbíhejte od tématu. Věci, které nesouvisejí s řešeným tématem, si jen poznamenejte s tím, že se jim budete věnovat ve vhodnější chvíli. Naučte se zdvořile přerušit dlouhé monology.
- Podporujte plnou pozornost. Tišším účastníkům pokládejte přímé otázky, abyste je zapojili do hovoru. Když se zapojí všichni, dosáhnete nejlepších nápadů.
- Nepořádejte poradu za každou cenu. Než svoláte poradu, ujasněte si, zda lze dosáhnout cíle, který poradě dáváte. Pokud je vaším cílem sdílení informací, může být efektivnější využít e-mail, písemné zprávy nebo neformální konverzaci.
- Myslete na své nohy. V některých organizacích připomínají porady rychlé, opakující se shlukování účastníků, kteří neustále stojí a nemají čas se ani posadit.
-kk-