Zaměstnance nejvíc odrazují porady, které jsou špatně zorganizované a ničeho nedosáhnou. Citelně se to dotýká zejména těch, kteří mají silnou vůli plnit své pracovní cíle. Zbytečné porady je zdržují, ochromují jejich výkonnost a spokojenost v práci, což může vést až k podání výpovědi. Neefektivní porady pak poškozují celé firmy. Článek proto přichází s osmi doporučeními, jak porady zefektivnit.
- Plánujte pouze nutné porady. Vždy mějte na paměti, že když jsou zaměstnanci na poradě, nepracují. Smyslem porady je učinit určité rozhodnutí, na kterém by se měli podílet všichni zúčastnění. Organizujte tedy porady za konkrétním účelem a zvěte jen zaměstnance, kterých se to týká.
- Eliminujte porady pořádané za účelem sdělování stavu věcí. Mnoho porad slouží jen k tomu, aby se ukázalo, v jakém stavu jsou určité projekty, nebo představily nové systémy. Každý účastník přečte svou zprávu a dále se nic neřeší. Tyto informace lze šířit efektivnějšími způsoby, například e-mailem. Pokud takové porady považujete za důležité, omezte jejich počet a zvažte, zda nebude lepší nepovinná účast pouze pro zájemce.
- Vytvořte agendu. Formulování jasného účelu a struktury porady je zásadní věc. Ujasněte si, čeho chcete dosáhnout a za jakých podmínek budete poradu považovat za úspěšnou. Agenda každému účastníkovi ukáže smysl setkání a pomůže nasměrovat přípravu. Ujistěte se, že ji všichni účastníci dostanou v předstihu.
- Připravte se na to, jak chcete poradu řídit, nejen to, co chcete obsáhnout. Příprava je důležitá. Jestliže jste organizátorem porady, v klidu si sedněte a přemýšlejte, jak bude probíhat. Co budete dělat, když nepřijde klíčový zaměstnanec, selže technika nebo se účastníci budou nudit a vyrušovat?
- Na začátku porady projděte agendu a očekávané cíle. Shrňte, čím se budete zabývat a čeho chcete dosáhnout. Slovní vyjádření účelu porady podpoří její produktivitu.
- Podpořte zapojení účastníků aktivním nasloucháním. Bez atmosféry respektu nemůžete počítat s plným zapojením účastníků. Respekt dávejte najevo i těm, s jejichž názory nesouhlasíte. Zároveň se postarejte, aby se s respektem chovali i ostatní, například nevyrušovali.
- Na konci poradu shrňte. Skončete poradu v předem specifikovaném čase. Nenechte ale účastníky odejít s tím, že každý bude chápat daná rozhodnutí po svém.
- Brzy rozdejte zápis z porady. Ideální je, když nejprve rozešlete koncept zápisu z porady a požádáte účastníky o názor, co by ještě doplnili. Pak sestavte finální verzi a co nejdříve ji doručte zúčastněným, aby měli záznam, o čem všem se jednalo a rozhodovalo.
-kk-