E-maily píšeme dnes a denně, je to rutina. Většinu návyků jsme si vytvořili sami v praxi. Právě proto si však často vůbec neuvědomujeme, jak špatně naše e-maily působí na druhé. „Většina chyb vzniká v důsledku neznalosti,“ píše na serveru Inc.com marketingový odborník Kevin Daum. Sestavil proto doporučení, jak zvládnout základy slušného chování v e-mailové komunikaci. Opravdu umíte napsat e-mail?
1. Odpovídejte, i když neznáte odpověď
Toto pravidlo se týká zpráv, v nichž od vás někdo chce získat informaci, na jejímž základě se bude dále rozhodovat, co udělá (např. Budete v kanceláři, když přijedu v 10 hodin?) I když momentálně neznáte odpověď, odepište, že zatím nevíte, ale zjistíte potřebné informace například do dvou dnů. Odesílatel pak nebude čekat v nevědomosti, zda jste jeho zprávu vůbec četli.
2. Měňte předměty e-mailů
V situaci, kdy se e-mailové diskuse účastní hodně lidí a řeší více problémů najednou, se běžně stává, že původní předmět mailu již není aktuální. V takovém případě změňte předmět tak, aby odpovídal skutečnému tématu diskuse. Maily se vám pak budou snadněji hledat a filtrovat. Těžko můžete po měsíci hledat v mailu informace o důležitém projektu, když se budou skrývat pod předmětem původní zprávy věnované něčemu zcela jinému.
3. Čtěte celé e-maily včetně předmětů
Pokročilejší uživatelé běžně uvádějí důležité informace, jako je například místo a čas konání schůzek, přímo v předmětech e-mailů. Méně zdatní uživatelé však předměty nečtou a píší zbytečné zprávy s dotazem, kdy a kde se schůzka koná. Další chybou je číst pouze úvodní větu nebo odstavec e-mailu. Není možné automaticky předpokládat, že se mail bude týkat jen jedné věci.
4. Odpovídejte na všechny dotazy v e-mailu
Dostanete-li zprávu, v níž se řeší více věcí najedou, neodpovídejte pouze na jednu z nich. Najděte si dostatek času, abyste rovnou odepsali na všechno. Ve výsledku tím ušetříte čas sobě i všem ostatním příjemcům. Vždy se však držte pravidla odpovídat stručně a jasně. Pokud problém, který chcete řešit, vyžaduje delší konverzaci, raději zvedněte telefon nebo svolejte poradu.
5. Naučte se správně používat kopie
U kopií (Cc) obecně platí, že je třeba posílat je pouze lidem, kterých se zpráva opravdu týká. Adresujete-li e-mail většímu počtu příjemců, používejte skryté kopie (Bcc) a chraňte tak jejich soukromí. I skryté kopie však posílejte pouze v opravdu nutných případech. Pokud vám například někdo pošle kontakt na další osobu, s níž si sami budete sjednávat schůzku, není třeba dávat do skryté kopie původního poskytovatele kontaktu. Pokud sami dostanete zprávu, v níž jste uvedeni jako příjemce skryté kopie, nikdy na tuto zprávu neodpovídejte. Skrytá kopie není výzva k zapojení do konverzace, má pouze informativní funkci.
6. Nevkládejte přílohy do podpisů
Podpis v e-mailu může být silným marketingovým nástrojem. Není proto od věci vložit do něj krátkou textovou informaci o odesílateli nebo odkaz na jeho webové stránky. Vyvarujte se však přímého vkládání obrázků nebo dokonce videí. Nejen, že byste tím zpomalili celý proces komunikace, ale také způsobili rozpad grafiky vašich zpráv v různých e-mailových klientech. Je to zkrátka obtěžující, a proto je vždy lepší vkládat pouze odkazy.
Jaká další pravidla e-mailové etikety byste přidali vy ze své vlastní zkušenosti?
-kk-