Plánování času je dovednost, kterou se učíme již ve škole. Mnoho lidí však časem podléhá špatným plánovacím návykům. Jak získat zpět kontrolu nad vlastním časem?
- Začněte den s diářem, kam si budete zapisovat, jak využíváte svůj čas. Budete překvapeni, kolik času zbytečně ztrácíte.
- Vhodně využijte čas, kdy čekáte. Všichni trávíme určitý čas tím, že čekáme na schůzky, zahájení porad, telefonické spojení, pokračování programu po televizních reklamách apod. Najděte si proto drobné úkoly, které můžete v těchto pauzách dokončit.
- Naučte se řídit e-mail. Vytvářejte si tématické složky, například pro věci, které je třeba udělat v nejbližší době. Důležité informace si vytiskněte. Schůzky si zapisujte do kalendáře a mažte to, co nevyžaduje žádnou akci. Nenechte e-mail, aby řídil váš den. Naopak si na něj vyčleňte tři až čtyři časové úseky denně.
- Vyhýbejte se multitaskingu. Soustřeďte se vždy plně na jednu věc a práce vám půjde rychleji a lépe.
- Nejprve se věnujte nejdůležitější věci. Na začátku pracovního dne si vyčleňte alespoň hodinu na nejdůležitější položku ve vašem seznamu úkolů. Nebude vás to pak rušit při výkonu dalších úkolů během dne.
- Měli byste vědět, kdy pracujete nejlépe. Někomu nejlépe vyhovuje ráno, jiní mají takzvaně pomalý rozjezd. Měli byste to vědět proto, abyste si uměli správně rozvrhnout nejdůležitější úkoly na nejvhodnější dobu.
- Usnadněte si začátky. Začínat s projektem bývá složité. Proto se naučte velké úkoly dělit na menší části a plnit je postupně.
- Každý den si vytvářejte seznam úkolů. Když nebudete vědět, co máte který den udělat, je velmi těžké to splnit. Nejvhodnější je organizovat si rozvrh vždy na konci uplynulého dne.
- Vyhýbejte se vyrušením. Když pracujete na důležité věci, zavřete e-mail a nenechte si přepojovat telefonáty. Pokud má vaše kancelář dveře, zavřete je. Nenechte druhé lidi, aby vás připravovali o produktivní čas.
- Naučte se odmítat nedůležité úkoly. Dokud neplníte své priority, nepřibírejte si méně důležité úkoly jen kvůli laskavosti k druhým.
- Používejte nástroje pro plánování času. Využijte různé programy pro správu kalendářů nebo upozornění ve vašem mobilním telefonu.
- Delegujte. Projděte si svůj seznam úkolů a zamyslete se, zda můžete některé delegovat jiným lidem.
-kk-