Řízení času je v dnešním hektickém světě jednou z nejdůležitějších dovedností. Ten, kdo neumí zacházet s časem, ničí týmovou práci. Špatné řízení času znamená špatné obchody a může vést až k vyhazovu. Naopak dobré řízení času pomáhá snižovat stres a strach. Článek přichází s 11 doporučeními, jak k řízení času přistupovat efektivně.
- Ujasněte si, co je důležité. Vymezte si nejdůležitější aspekty své práce. Soustřeďte se na zásadních 20 procent práce, která vytvářejí 80 procent vašich výsledků.
- Určujte priority a sestavujte seznamy úkolů. Když víte, co je pro vaši práci nejdůležitější, sestavte si podle toho týdenní plán. Důležitost jednotlivých úkolů označte písmeny A, B a C. Stejně postupujte i při vytváření seznamu úkolů na každý konkrétní den. Ujasněte si, co musí být dokončeno ještě dnes a co později.
- Nejednejte podle nálady. Nestavte svá pracovní rozhodnutí na svých pocitech a aktuálním naladění. Efektivní řízení času není věcí pocitu, ale návyku. Dělejte to, co je nejdůležitější, i když se vám do toho nechce.
- Zásadní projekty si rozvrhuje do doby, kdy máte nejvíce energie. Ne každý pracuje nejlépe ráno. Proto se naučte vnímat své tělo a věnovat se nejdůležitějším věcem v té části dne, kdy vám to nejlépe vyhovuje fyzicky i psychicky.
- Naučte se delegovat. Vyhnete se tak přílišnému zatížení, frustraci a vyhoření. Není třeba, abyste všechno dělali sami. Soustřeďte se na to nejdůležitější a ostatní úkoly svěřte kompetentním zaměstnancům.
- Papíry zakládejte, nebo vyhazujte. Držte se pravidla sáhnout na každý papír jen jednou. Nechte si pouze ty, které jsou důležité, a ostatní vyhoďte. Raději věnujte deset vteřin tomu, že si důležitý papír založíte než později 30 minut, kdy jej budete hledat.
- Používejte složky pro prioritní úkoly. Jednotlivé úkoly rozdělujte do složek podle priorit a pomožte si barvami, podle nichž okamžitě poznáte, čemu se máte věnovat jako prvnímu.
- Buďte realističtí a zůstaňte pružní. Při organizování objemu práce, který můžete zvládnout za den či týden, používejte zdravý rozum. Nesnažte se toho zvládnout tolik, abyste byli nedosažitelní.
- Rozvrhujte si i čas pro sebe. Každý den si vyčleňte určitý čas pro sebe. Pokud vás někdo v té době bude chtít vidět, řekněte, že máte schůzku. Využijte tento čas k osobní reflexi či krátkému odpočinku, abyste mohli zase efektivně pokračovat v práci.
- Ujistěte se, že vás váš elektronický plánovač neokrádá o čas. Zamyslete se, zda netrávíte organizováním svého času pomocí elektronických zařízení delší dobu, než kdybyste vzali do ruky pero a papír.
- E-maily řešte okamžitě. Držte se stejného pravidla jako u práce s papíry. Každou zprávu si přečtěte jednou a něco s ní udělejte. Nečtěte ji jen proto, abyste ji později četli znovu a smazali. Vytvořte si složku pro zprávy, k nimž se skutečně chcete vrátit. Respektujte čas druhých a nerozesílejte e-maily s nepracovními příběhy a vtipy. Naučte se pracovat s filtry, abyste se nemuseli zabývat spamem více, než je nutné.
-kk-