Na otázku, co nejvíc vyrušuje od práce, odpovídají lidé nejčastěji telefon, e-mail a papírování. Existují však ještě další věci, které okrádají o drahocenný pracovní čas, i když se to nemusí na první pohled zdát. Článek popisuje deset nejčastějších. Abyste na ně mohli adekvátně reagovat, musíte si je nejprve uvědomit.
- E-mail. S tímto komunikačním kanálem souvisejí dva problémy. Prvním je neustálý pocit nutnosti sledování nově příchozích zpráv a druhým skutečnost, že e-mailová schránka zůstává jen málokdy prázdná. Je proto třeba vytvořit si vlastní systém kontroly pošty, který nebude trvat celý den a pomůže odhalit priority.
- Telefon. Máte pocit, že musíte řešit všechny telefonáty okamžitě, když někdo zavolá? Stanovte si časové bloky, v nichž budete vyřizovat méně naléhavé hovory a nastavte hlasovou schránku tak, aby se volající dozvěděli, kdy mohou očekávat vaši reakci.
- Papírování. Pokud budete mít na stole hromady papírů, pokaždé je bude třeba všechny znovu procházet, abyste našli naléhavé věci k řešení. Místo toho si raději vytvořte systém kategorizování složek podle dnů, kdy se jim budete věnovat.
- Návštěvy. Klienti mohou přicházet bez ohlášení nebo se ve vaší kanceláři zastaví kolega, který má zrovna přestávku. Pokud taková návštěva nastane, jděte hned k věci, abyste byli co nejméně rušeni.
- Pracovní prostředí. Problém v této oblasti může mít na svědomí špatné světlo nebo topení. Neexistuje obecné vymezení správné teploty a intenzity světla, musíte vycházet z vlastních potřeb.
- Hluk. Pokud při práci slyšíte telefonické či osobní hovory kolegů, ztrácíte koncentraci. Raději zavřete dveře své kanceláře, používejte zařízení pro šíření bílého šumu nebo sluchátka.
- Porady. Příliš časté porady znemožňují vyčlenit si nerušený časový blok, kdy byste se mohli soustředit na své projekty. Ujistěte se, že máte čas na svou práci a rozvrhujte si jej do kalendáře.
- Seznamy úkolů. Při práci denně vycházíte z nejrůznějších seznamů, ať již jde o soupis úkolů, výpisy z hlasové schránky vaše telefonu nebo elektronickou poštu. Neustále myslíte na to, jak si naplánovat další práce, místo abyste se soustředili na úkolů, který máte přímo před sebou. Vytvářejte si proto jen jeden seznam úkolů, který vám pomůže snadněji určit priority.
- Očekávání. Zbavte se pocitu, že musíte na vše reagovat ihned. Dejte raději vědět, kdy budete reagovat.
- Vy. Často se stává, že vás pracovní úkoly momentálně nudí a máte tendenci prohlížet si e-maily nebo přemýšlet o dalších projektech, na které se chystáte. Dodržujte raději zásadu pracovat vždy jen na jedné věci. Když ztratíte koncentraci, vraťte se ke stejnému úkolu zase zpět.
-kk-