Chybná či nedostatečná evidence softwaru v účetnictví může české firmy dostat do velkých problémů. Podle Business Software Aliance (BSA), jež sdružuje výrobce komerčního softwaru, se mohou společnosti dostat například do konfliktu s finančním úřadem, pokud neevidují pořízený software jako drobný nehmotný majetek.
Účetní oddělení si často chtějí ušetřit práci s inventarizací softwaru a celou hodnotu pořízeného softwaru zaúčtují přímo do nákladů, bez další evidence. Sice tak činí v souladu s účetní metodikou, ale finanční úřad může odmítnout uznat následně vynaložené náklady spojené s údržbou a technickým zhodnocením softwaru. Daňoví poradci proto klientům doporučují účetně evidovat programové i hardwarové vybavení, které nesplňuje podmínky pro zařazení do dlouhodobého majetku firmy.
Praxe bývá ovšem taková, že mnoho podniků jako nehmotný majetek eviduje pouze software v hodnotě nad 60 tisíc korun, který tímto splňuje podmínku pro zařazení do dlouhodobého nehmotného majetku. Zároveň si dávají měsíčně do nákladů desetitisícové výdaje na správu informační infrastruktury bez ohledu na to, zda se jedná o dlouhodobý nebo drobný nehmotný majetek.
Záleží na uvážení správce daně při finanční kontrole, ale těžko se prokazují vynaložené náklady na údržbu či technické zhodnocení něčeho, co podle účetnictví firmy v podstatě neexistuje.
Důsledná evidence softwaru může manažerům zásadně pomoci také v případě, že policie firmu prošetřuje kvůli podezření z užívání nelegálního softwaru. Management bude moci snadno prokázat, jaký software firma užívá a kde je instalovaný. Velkou chybou je skartování účetních dokladů k softwaru v době, kdy je ještě používán. Policie bude chtít tyto doklady vidět, protože slouží jako důkaz o legálním nabytí softwaru. Pečlivá evidence softwaru je proto nutností, bez níž se může stát dohledání účetních dokladů k jednotlivým licencím doslova noční můrou.
-ds-